Użyj Arkuszy Google, aby wysłać wiadomość e-mail na podstawie wartości komórki

Jak

PrzezRyan Dube

Ostatnia aktualizacja dnia15 stycznia 2019 r

Wysłanie wiadomości e-mail z Arkuszy Google wymaga użycia skryptu Google Apps. Ale nie martw się, jeśli nigdy wcześniej nie tworzyłeś ani jednego skryptu Google Apps, wysłanie e-maila jest bardzo proste.

W poniższym samouczku dowiesz się, jak sprawdzić wartość komórki w Arkusze Google, a jeśli wartość przekroczy określony próg, możesz automatycznie wysłać wiadomość e-mail z ostrzeżeniem na dowolny adres e-mail, który Ci się podoba.

Ten skrypt ma wiele zastosowań. Możesz otrzymać alert, jeśli dzienne zarobki w raporcie sprzedaży spadną poniżej pewnego poziomu. Możesz też otrzymać wiadomość e-mail, jeśli Twoi pracownicy zgłaszają, że naliczali opłaty za klienta za wiele godzin, w arkuszu kalkulacyjnym śledzenia projektu.

Bez względu na aplikację ten skrypt jest bardzo wydajny. Zaoszczędzi to również czasu ręcznego monitorowania aktualizacji arkusza kalkulacyjnego.

Krok 1: Wysyłanie wiadomości e-mail za pomocą Arkuszy Google

Zanim utworzysz skrypt Google Apps, aby wysłać wiadomość e-mail z Arkuszy Google, potrzebujesz również adresu e-mail Gmaila, do którego Google Apps Script będzie mieć dostęp, aby wysyłać e-maile z alertami.

Musisz także utworzyć nowy arkusz kalkulacyjny zawierający adres e-mail.

Po prostu dodaj kolumnę z nazwą i kolumnę e-mail i wypełnij je osobą, której chcesz otrzymać e-mail z ostrzeżeniem.

Teraz, gdy masz już adres e-mail, na który chcesz wysłać alert, nadszedł czas na utworzenie skryptu.

Aby przejść do edytora skryptów, kliknij Przybory, a następnie kliknij Edytor skryptów.

Zobaczysz okno skryptu z domyślną funkcją o nazwie myFunction (). Zmień nazwę na Wysłać email().

Następnie wklej następujący kod do funkcji SendEmail ():

// Pobierz adres e-mail. var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (). getSheetByName („Arkusz1”). getRange („B2”); var emailAddress = emailRange.getValues ​​(); // Wyślij e-mail z ostrzeżeniem. var message = 'To jest twój e-mail z alertem!'; // Druga kolumna. var subject = „Twój alert arkusza kalkulacyjnego Google”; MailApp.sendEmail (adres e-mail, temat, wiadomość);

Oto jak działa ten kod:

• getRange i getValues pobiera wartość z komórki określonej w metodzie getRange.
• wiadomość var i var temat definiuje tekst, który utworzy Twój e-mail z ostrzeżeniem.
• The MailApp.sendEmail funkcja w końcu wykonuje funkcję wysyłania skryptów Google za pomocą połączonego konta Google.

Zapisz skrypt, klikając dysk ikonę, a następnie uruchom ją, klikając przycisk biegać ikona (strzałka w prawo).

Pamiętaj, że Google Script wymaga pozwolenia na dostęp twoje konto Gmail wysłać wiadomość e-mail. Dlatego przy pierwszym uruchomieniu skryptu może pojawić się alert podobny do poniższego.

Kliknij Przejrzyj uprawnienia, a zobaczysz kolejny ekran alertu, który musisz obejść.

Ten ekran alertu wynika z faktu, że piszesz niestandardowy skrypt Google, który nie jest zarejestrowany jako oficjalny.

Po prostu kliknij zaawansowane, a następnie kliknij Idź do SendEmail (niebezpieczne) połączyć.

Musisz to zrobić tylko raz. Skrypt zostanie uruchomiony, a adres e-mail podany w arkuszu kalkulacyjnym otrzyma wiadomość e-mail podobną do poniższej.

Krok 2: Odczytywanie wartości z komórki w Arkuszach Google

Po pomyślnym napisaniu skryptu Google Apps, który może wysłać e-maila z ostrzeżeniem, nadszedł czas, aby ten e-mail z ostrzeżeniem był bardziej funkcjonalny.

Następnym krokiem, na którym się nauczysz, jest sposób odczytywania wartości danych z arkusza kalkulacyjnego Google, sprawdzania wartości i wysyłania wyskakującego komunikatu, jeśli wartość ta jest wyższa lub niższa od górnego limitu.

Aby to zrobić, musisz utworzyć kolejny arkusz w arkuszu kalkulacyjnym Google, z którym pracujesz. Nazwij ten nowy arkusz „MyReport”.

Pamiętaj, że komórka D2 to ta, którą chcesz sprawdzić i porównać. Wyobraź sobie, że chcesz co miesiąc wiedzieć, czy całkowita sprzedaż spadła poniżej 16 000 USD.

Utwórzmy skrypt Google Apps, który to robi.

Wróć do okna edytora skryptów, klikając Przybory i wtedy Edytor skryptów.

Jeśli używasz tego samego arkusza kalkulacyjnego, nadal będziesz mieć Wysłać email() funkcjonować tam. Wytnij ten kod i wklej go do Notatnika. Będziesz go później potrzebować.

Wklej następującą funkcję do okna kodu.

funkcja CheckSales () {// Pobierz miesięczną zmienną sprzedaży monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (). getSheetByName („MyReport”). getRange („D2”); var monthSales = monthSalesRange.getValue (); var ui = SpreadsheetApp.getUi (); // Sprawdź całkowitą sprzedaż, jeśli (monthSales <16000) {ui.alert („Zbyt niska sprzedaż!”); } }

Jak działa ten kod:

• Załaduj wartość z komórki D2 do monthSales zmienna.
• Instrukcja IF porównuje miesięczną sprzedaż w komórce D2 do 16 000 USD
• Jeśli wartość jest większa niż 16 000, kod wywoła okno komunikatu przeglądarki z ostrzeżeniem.

Zapisz ten kod i uruchom go. Jeśli działa poprawnie, w przeglądarce powinien pojawić się następujący komunikat ostrzegawczy.

Teraz, gdy masz skrypt Google Apps, który może wysłać alert e-mail, oraz inny skrypt, który może porównać wartość z arkusza kalkulacyjnego, możesz połączyć te dwa elementy i wysłać alert zamiast wyzwalać alert wiadomość.

Krok 3: Złóż wszystko razem

Czas połączyć dwa utworzone skrypty w jeden skrypt.

W tym momencie powinieneś mieć arkusz kalkulacyjny z zakładką o nazwie Arkusz1, który zawiera adresata e-maila z ostrzeżeniem. Druga zakładka o nazwie MyReport zawiera wszystkie informacje o sprzedaży.

Po powrocie do edytora skryptów nadszedł czas, aby przećwiczyć wszystko, czego nauczyłeś się do tej pory.

Zamień cały kod w edytorze skryptów na dwie funkcje, edytowane jak pokazano tutaj.

funkcja CheckSales () {// Pobierz miesięczną zmienną sprzedaży monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (). getSheetByName („MyReport”). getRange („D2”); var monthSales = monthSalesRange.getValue (); // Sprawdź całkowitą sprzedaż, jeśli (monthSales <16000) {// Pobierz adres e-mail var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (). GetSheetByName („Arkusz1”). GetRange („B2”); var emailAddress = emailRange.getValues ​​(); // Wyślij e-mail z ostrzeżeniem. var message = „W tym miesiącu Twoja sprzedaż wyniosła” + monthSales; // Druga kolumna var subject = „Alert niskiej sprzedaży”; MailApp.sendEmail (adres e-mail, temat, wiadomość); } }

Zwróć uwagę na zmiany tutaj.

Wewnątrz instrukcji IF po prostu wklej Wysłać email skrypt wewnątrz CheckSales () funkcja w nawiasach instrukcji if.

Po drugie, połącz monthSales zmienna na końcu wiadomości e-mail za pomocą + postać.

Pozostaje tylko uruchomić funkcję CheckSales () co miesiąc.

Aby to zrobić, w edytorze skryptów:

1. Kliknij na Edytować element menu, a następnie kliknij Wyzwalacze bieżącego projektu.
2. Kliknij na dole ekranu utwórz nowy wyzwalacz.
3. Wybierz CheckSales funkcja do uruchomienia.
4. Zmiana Wybierz źródło zdarzenia do sterowane czasem.
5. Zmiana Wybierz typ wyzwalacza opartego na czasie do Timer miesięczny.

Kliknij Zapisać aby sfinalizować spust.

Teraz co miesiąc twój nowy skrypt będzie działał i porówna całkowitą miesięczną kwotę sprzedaży w komórce D2 z 16 000 $.

Jeśli jest mniej, wyśle ​​ostrzeżenie e-mail z powiadomieniem o niskiej miesięcznej sprzedaży.

Jak widać, Google Apps Scripts zawiera wiele funkcji w małym pakiecie. Za pomocą zaledwie kilku prostych linii kodu możesz zrobić niesamowite rzeczy.

Jeśli chcesz trochę poeksperymentować, spróbuj dodać limit porównawczy 16 000 USD do innej komórki w arkuszu kalkulacyjnym, a następnie przeczytaj go w skrypcie przed porównaniem. W ten sposób możesz zmienić limit, po prostu zmieniając wartość w arkuszu.

Ulepszając kod i dodając nowe bloki kodu, możesz wykorzystać te proste rzeczy, których się uczysz, aby w końcu zbudować niesamowite skrypty Google.