Jak napisać politykę mediów społecznościowych, aby wzmocnić pracowników: ekspert ds. Mediów społecznościowych

Czy Twoja firma ma politykę dotyczącą mediów społecznościowych?

Czy pracownicy nie wiedzą, co mogą, a czego nie mogą publikować?

Zasady dotyczące mediów społecznościowych muszą spełniać wymogi firmy i wymogi prawne, ale powinny obejmować otwarte możliwości dla pracowników do wspierania działań w mediach społecznościowych.

W tym artykule będziesz odkryj, jak stworzyć politykę mediów społecznościowych, która uwalnia udział pracowników.

Dlaczego polityka dotycząca mediów społecznościowych?

Badania pokazują, że większość pracowników chce udostępniać informacje firmowe - po prostu nie są pewni, czym się nimi podzielić, ponieważ nie chcą wpaść w kłopoty.

Konstruktywna polityka całej firmy w zakresie mediów społecznościowych odpowiedzieć na pytania i zachęcaj pracowników do dodawania wsparcia w mediach społecznościowych kiedykolwiek możliwe.

Celem tego artykułu jest pomoc w opracowaniu przyjaznej, a nie przytłaczającej polityki. Oto dziewięć elementów skutecznej, wzmacniającej polityki mediów społecznościowych.

1: Weź pod uwagę kulturę korporacyjną

Twoja kultura korporacyjna była budowana przez lata. Określa przekonania, zachowania i oczekiwania firmy. Miej to na uwadze, przygotowując się do napisania (lub przepisania) zasad dotyczących mediów społecznościowych.

Dowiedz się, które inne zasady firmy (np. HR i IT) mogą pokrywać się z Twoimi nowymi działaniami w mediach społecznościowych.

Niezależnie od tego, czy te istniejące zasady obejmują poufne informacje, nękanie, technologię, prowadzenie dokumentacji czy inne działania, bądź pewien wiedzieć, które z nich chcesz zintegrować do zasad mediów społecznościowych.

Teraz pojawia się pytanie, w jaki sposób planujesz włączyć te (być może surowe) zasady do nowej polityki, która ma zachęcić pracowników do większego zaangażowania w mediach społecznościowych?

Istniejące oczekiwania firmy muszą zostać przeniesione do nowej polityki, aby uniknąć nieporozumień, nadmiernego udostępniania i ryzyka firmy.

2. Zdobądź poparcie kierownictwa i departamentów

Zorganizuj spotkanie i zaproś głównych interesariuszy wewnątrz Twojej organizacji i delegatów z niezbędnych działów. Przynajmniej upewnij się, że tak mają przedstawicieli ds. zasobów ludzkich, prawa, komunikacji i technologii informacyjnych.

Podczas spotkania, omówić proces tworzenia i zatwierdzania zasad. Podkreśl potencjał pracowników aktywnych społecznie—Waga udostępniania ogłoszeń o produktach i premierach, możliwego słuchania na pierwszej linii i zaangażowania oraz udostępniania ogłoszeń rekrutacyjnych.

Ponownie podkreśl swoje argumenty, dzieląc się historiami sukcesu z firm z uprawnionymi społecznie pracownikami, takimi jak Dell, Cisco lub inne osoby związane z Twoją niszą.

# 3: Określ zakres

Dobrze napisana polityka zaczyna się od konkretnego planu. Określenie zakresu polityki mediów społecznościowych kieruje całym procesem i wszelkimi późniejszymi zmianami.

Odpowiedz na następujące pytania: Czy firma chce, aby wiele polityk dotyczyło różnych działów i sieci; jedna połączona szczegółowa polityka; lub jedna ogólna zasada mająca zastosowanie do całej firmy?

Decydując, pamiętaj, że zasady, które piszesz, są przeznaczone dla „pracowników ogólnych”. ” Powinna istnieć osobna polityka, która ma zastosowanie wyłącznie do zespołu ds. Mediów społecznościowych (z dodatkową swobodą, ponieważ kierują projektami). Polityka zespołu ds. Mediów społecznościowych powinna obejmować przynajmniej przewodnik po stylu, poradnik i wewnętrzną strategię.

Możesz pominąć te specjalne postanowienia w swojej ogólnej polityce, aby były krótkie.

# 4: Badania stanu i prawa federalne

Sprawdzanie, w jaki sposób przepisy stanowe i federalne wpływają na politykę Twojej firmy w zakresie mediów społecznościowych, wymaga czasu, ale jest konieczne. Nie chcesz zostać ukarany grzywną za nieprzestrzeganie prawa.

Zbadaj NLRB i inne federalne przepisy prawa pracy, które mogą chronić posty w mediach społecznościowych. Federalna Komisja Handlu ma zasady W jaki sposób ujawniać w celu poparcia, recenzji i innych sytuacji, w których produkt lub płatność jest dokonywana za wzmianki społeczne. Inne przepisy zakazać klauzul o zakazie dyskredytacji w umowach z klientami online.

Zwracaj uwagę na obawy interesariuszy i szefów działów. Na przykład, ponieważ niektóre firmy opracowują zasady dotyczące mediów społecznościowych, twierdzą, że potrzebują dostępu do osobistych nazw użytkowników i haseł pracowników w mediach społecznościowych, aby zachować poufność firmy.

Osiemnaście stanów uchwaliło prawa, które zabraniają pracodawcom żądania podania nazwy użytkownika lub hasła: Maine i Wisconsin (2014); Arkansas, Kolorado, Illinois, Nevada, New Jersey, Nowy Meksyk, Oregon, Utah, Vermont i Waszyngton (2013); Kalifornia, Delaware, Illinois, Maryland, Michigan i New Jersey (2012).

Krajowa Konferencja Legislatur Państwowych zawiera jedne z najlepszych szczegółów na temat stanowienia i rozważenia tych praw. Krajowa Rada ds. Stosunków Pracy „Chroni prawa pracowników do wspólnego działania w celu rozwiązywania problemów związanych z warunkami pracy, ze związkiem lub bez, w tym do prowadzenia dyskusji w mediach społecznościowych w takich celach”.

W skrócie, koniecznie porozmawiaj z działem prawnym, aby upewnić się, że nie naruszasz praw pracowniczych.

# 5: Wyjaśnij zasady polityki

Twoim celem jest oczywiście umożliwienie pracownikom aktywności w mediach społecznościowych kanały i wspierać firmę w pozytywny sposób. W miarę postępów może się okazać, że pracownicy często chcą pomóc w dzieleniu się informacjami firmowymi, ale mogą nie wiedzieć, czym lub jak się nimi podzielić.

Możesz pomóż im, wyjaśniając znane problemy i zadając dodatkowe pytania dotyczące mediów społecznościowych.

Crowdsourcing tych pytań zapewnia, że ​​wszyscy są na tej samej stronie. Na przykład możesz pomyśleć, że pracownicy mają pytania dotyczące udostępniania określonych stron internetowych, podczas gdy w rzeczywistości mają bardziej podstawowe pytania - czy powinni polubić firmową stronę na Facebooku? Czy firma może zobaczyć lub nakazać jej osobiste posty?

Odpowiedz na najczęściej zadawane pytania w dokumencie.

# 6: Adres do użytku profesjonalnego i osobistego

Istnieje wiele pytań do rozważenia dotyczących profesjonalnego i osobistego korzystania z mediów społecznościowych. Kiedy pracownicy mogą korzystać z mediów społecznościowych w ciągu dnia pracy? Czy mogą publikować osobiste aktualizacje w godzinach pracy (np. Podczas lunchu lub przerwy)?

Określ zakres dopuszczalnego korzystania z mediów społecznościowych w biurze. Niektóre firmy mają podwójne zasady oparte na typie pracownika - np. Pracownicy zaplecza i pracownicy administracyjni mogą korzystać z usług społecznościowych w godzinach pracy, ale pracownicy na godziny nie.

Działy bezpośrednio zaangażowane w marketing w mediach społecznościowych powinny mieć przepisy umożliwiające im dostęp do kanałów mediów społecznościowych w razie potrzeby.

Zastanów się, czy pracownicy muszą ujawniać swoje powiązania z firmą podczas publikowania informacji o firmie. Uwzględnij akceptowalne standardy publikowania dla osób, które mogą być postrzegane jako reprezentujące Twoją firmę w mediach społecznościowych.

Zachęcaj do odpowiednich osobistych aktualizacji (po godzinach), jeśli uwzględniasz odniesienia do firmy. Pamiętaj, że nie możesz regulować tego, co pracownicy robią w wolnym czasie, ale możesz zgłaszać sugestie.

# 7: Mów krótko

Jak dotąd konsultowałeś się z kluczowymi graczami; zbadał politykę firmy, prawa stanowe i federalne; zebrane pytania pracowników; oraz ustalone wytyczne dotyczące korzystania z mediów społecznościowych w godzinach pracy.

Tak wiele informacji może z łatwością wypełnić segregator lub dwa. W przypadku szeroko zakrojonej polityki to jest w porządku - a jej kopię należy przechowywać w odpowiednich działach.

Jeśli jednak rozpowszechnisz tę kompleksową politykę wśród pracowników, jest mało prawdopodobne, że ją przeczytają - skończy się ona na półce i gdzieś zbierając kurz.

Co ważniejsze, jeśli wytyczne dotyczące mediów społecznościowych obejmują więcej niż dwie strony, większość pracowników prawdopodobnie będzie zdezorientowana i rzadziej będzie angażować się w działania firmy w mediach społecznościowych.

Przedestyluj większy zasad w krótkie, łatwe do zrozumienia wytyczne. W rzeczywistości Ford ma jedną stronę który obejmuje najważniejsze części ogólnej polityki.

KPG stworzyło czterominutowy film, który wyjaśnia wytyczne dotyczące mediów społecznościowych. Pierwsze dwie minuty mają na celu zapoznanie pracowników z mediami społecznościowymi i sposobem ich wykorzystania do ważnej komunikacji z klientami. Przy godzinie 14:30 zwięźle określają, jak reprezentować firmę na tych kanałach.

Moja rada dotycząca zmniejszenia rozmiaru polisy: zamiast uwzględniać szczegółowe zasady dotyczące poufności, nękania lub inne obszary już objęte istniejącymi politykami, krótko o nich wspomnij i zachęć pracowników do zapoznania się z tymi politykami osobno.

Unikaj skomplikowanych zasad, aby pracownicy mieli większe uprawnienia, a nie byli zdezorientowani.

# 8: Szkolenie pracowników

Musisz to zrobić nawet po rozesłaniu krótkiej wersji wytycznych dotyczących mediów społecznościowych poświęć trochę czasu na szkolenie pracowników.

To szkolenie niewątpliwie będzie zawierać szczere dyskusje na temat ograniczeń. Przełam wszelkie postrzegane negatywne emocje, włączając elementy inspirujące i wzmacniające.

Spraw, aby media społecznościowe były odpowiednie dla pracowników, wyjaśniając, że są one rzeczywiście dobre dla biznesu—Pomaga to przyspieszyć cykle sprzedaży i zwiększyć wskaźniki zamknięcia. Pracownicy mogą nie zdawać sobie sprawy, że przeciętny użytkownik Facebooka ma około 40 lat, a nie 14 lat.

Uwzględnienie tych elementów pomaga zmotywować pracowników do rozpoczęcia korzystania z mediów społecznościowych.

# 9: Uruchom politykę mediów społecznościowych

Lubisz ciasto? Oczywiście - wszyscy to robią. Zorganizuj imprezę inauguracyjną polityki w zakresie mediów społecznościowych, aby podekscytować ludzi i zwiększyć świadomość na temat ponownego skupienia się na zaangażowaniu pracowników.

Rozdaj nagrody dla osób już zaangażowanych w życie społeczne. Możesz nawet uczestnictwo w gamify, tworząc narzędzie do śledzenia mediów społecznościowych w intranecie. Rozpoznawaj gwiazdy mediów społecznościowych w firmowych e-mailach lub wysyłaj nagrody (jeśli masz budżet).

Jeśli ty spraw, by było fajnieludzie będą chcieli uczestniczyć!

Do Ciebie

Stworzenie polityki mediów społecznościowych, która spełnia ograniczenia firmowe i prawne, wzmacnia uprawnienia pracowników oraz jest krótka i słodka, to nie lada wyzwanie.

Zarządzanie jej rozwojem wymaga słuchania wielu współpracowników i destylacji ważnych części w plik krótka, łatwo zrozumiała polityka, która zmniejsza ryzyko dla firmy i daje pracownikom swobodę wsparcia firma.

Nowa polityka może być krzykiem protestacyjnym pomóc pracownikom w całej organizacji zrozumieć media społecznościowe, zwiększyć aktywność i pomóc w tworzeniu bardziej aktywnej społecznie firmy.

Co myślisz? Czy stworzyłeś firmową politykę dotyczącą mediów społecznościowych? Jakie przedmioty dołączyłeś? Dajcie nam znać w komentarzach poniżej!