Dlaczego nienawidzę wyciągów elektronicznych i jak sobie z nimi radzić

Jak

PrzezDave Greenbaum

Ostatnia aktualizacja dnia23 lipca 2019 r

Co drugi tydzień zdaje się, że spotykam firmę, która zachęca mnie do przejścia na fakturowanie elektroniczne. Przekupią mnie, ale nauczyłem się, jak walczyć z tą „wygodą” i zawsze wybieram prawdziwy rachunek. Kiedy przegrałem bitwę, opracowałem kilka przydatnych strategii, aby zapobiec problemom.

Skok sprzedaży do fakturowania elektronicznego

Słyszę to wszystko. Papier jest ryzykowny. Ktoś może wyciągnąć rachunek ze skrzynki pocztowej i ukraść Twoją tożsamość. Mogą ukraść go z kosza na śmieci. O nie! Oczywiście, kiedy zobaczą rachunek, mogą zdać sobie sprawę, że nie mają wiele do kradzieży. Papier jest niewygodny. Stosy papieru układają się w stosy i należy się nimi zająć. Jeśli nienawidzisz bałaganu, nienawidzisz papieru. Nienawidzisz kłopotów z otwieraniem papierowej koperty i czytaniem rachunku. Możesz dostać wycinankę! Przede wszystkim papierowy jest lepszy dla środowiska.

Mniej papieru oznacza mniejsze zabijanie drzew.

Wszystkie te korzyści mają trochę prawdy. Złodziej może ukraść informacje ze skrzynki pocztowej i powodować problemy. Mogą uzyskać numery kont i wykorzystywać je w ukierunkowanym oszustwie socjotechnicznym. Papier się piętrzy. Wiem, że muszę to archiwizować co miesiąc. Szanuję także środowiskowe aspekty wyciągów elektronicznych. Przetwarzam wszystko i ja nienawidzę śmieci.

Soft Sell i Hard Sell To Make You Switch

Niektórzy dostawcy oferują miękką sprzedaż. Wprowadzą mnie na rysunku z darmowymi produktami lub usługami. AT&T powiedział mi ostatnio, że mogę uzyskać mnóstwo punktów za rachunek, ale tylko jeśli rozliczę się bez użycia papieru. Kilka miejsc oferowało mi kredyty lub karty podarunkowe. Nadal się trzymałem.

Trudniejsza sprzedaż polega na tym, że nie mogę pobrać danych finansowych do usług takich jak Mint lub Quicken, chyba że przejdę na papier. Mój bank pobiera teraz opłatę w wysokości 2,00 USD, jeśli chcę wyciąg co miesiąc. Wydaje mi się, że papier jest dla nich naprawdę drogi.

Argument przeciwko fakturowaniu elektronicznemu

Krajowe Centrum Prawa Konsumenckiego (NCLC) analizowane fakturowanie elektroniczne i okazało się, że koncepcja nie jest przyjazna dla konsumentów. Niektóre z przyczyn są oczywiste, takie jak dostęp do internetu szerokopasmowego i wiedza techniczna starszych klientów.

Nawet znawcy technologii muszą uważać na fakturowanie elektroniczne. Wszyscy jesteśmy zalewani e-mailem. Na pierwszy rzut oka nie można stwierdzić, czy jest to rachunek lub promocja w wiadomości e-mail. Jeśli nie starasz się zrezygnować z wiadomości marketingowych, ani Ty, ani Twój filtr antyspamowy nie jesteś w stanie odróżnić.

Mówiąc o małych, ponieważ coraz więcej osób sprawdza pocztę elektroniczną na urządzeniach mobilnych, te oświadczenia są trudniejsze do odczytania. Jeśli rachunek w wersji papierowej to tylko pdf, będziesz potrzebować niezwykłego widzenia lub stabilnych rąk, aby uszczypnąć i powiększyć każde ładowanie. Bardziej prawdopodobne jest, że pomyślisz „wygląda dobrze” i przejdziesz do następnego e-maila. Jeśli Twoje rachunki dotyczą płatności automatycznych, nie masz wiele powodów, by czytać wyciągi. Ta „wygoda” powoduje, że brakuje Ci błędów, które cię kosztują. Gdyby złodziej testował Twoją kartę kredytową, czy zawsze byłbyś w stanie zobaczyć tę niewielką opłatę?

Papierowe rachunki przypominają nam, że należny jest rachunek. Kiedy dostaniesz ten papier, ma termin, który musisz załatwić. Możesz umieścić go w lodówce lub przekazać swojemu małżonkowi lub księgowemu. Bałagan i obsługa lub papier to funkcja, a nie błąd. Ta funkcja pomaga członkom rodziny starszych klientów śledzić rachunki.

Wreszcie, NCLC wskazuje, że papier jest stałym zapisem twojego konta. W przypadku sporu masz migawkę czasową. Jeśli popełniają błąd, masz dowód, że zapłaciłeś rachunek. Jeśli jesteś poddany audytowi, masz papierowe kopie wszystkiego. Jeśli konsument zmarł, ten stały zapis pomaga członkom rodziny znaleźć brakujące konta.

Gdy dane konta są w całości elektroniczne, podlegają wszelkiemu ryzyku komputerów i wiadomości e-mail. Jeśli stracisz dostęp do swojego adresu e-mail z powodu hakera lub naruszenia hasła, stracisz rachunki elektroniczne. Dostawcy wskazują, że poczta fizyczna stanowi ryzyko. Bardziej prawdopodobne jest, że wiadomość e-mail zostanie zhakowana lub przechwycona niż ktokolwiek przejdzie na twoją pocztę. Jeśli weźmiemy pod uwagę scenariusz śmierci członka rodziny, dostanie się na jego adres e-mail może zająć tygodnie. Fizyczne rachunki i wyciągi będą jednak przychodzić i każdy może je otworzyć.

Nawet jeśli jesteś sumienny i przechowujesz pliki PDF wszystkich rachunków, może być trudno je znaleźć. Większość instrukcji, które pobieram, ma nazwy ogólne, takie jak „statement_03_05_16” lub coś innego, co jest tajemnicze. Za pomocą Spotlight na komputerze Mac mogę je znaleźć, ale nie zawsze tak jest.

Moje okropne doświadczenia z fakturowaniem elektronicznym

Mam kilka. Zacznę od przetwarzania karty kredytowej dla mojej firmy. Ta firma nie udostępniła opcji fizycznych wyciągów. Wszystkie są online. Pewnego dnia losowo postanowili zamknąć moje konto. Nie jestem pewien, dlaczego, ale myślę, że miało to związek z zamrożeniem zabezpieczeń, które przypisałem sobie. Utraciłem dostęp do wszystkich poprzednich odcinków wpłaty. Nie pogodziłem się przez kilka dni i moje informacje zostały zablokowane. Nie wiedziałem, kto zapłacił za moją firmę. Najlepsze, co zrobiłaby firma przetwarzająca, to powiedzieć mi przez telefon. Nie miałem też nic do przedstawienia księgowemu w sprawie podatków na koniec roku. Na szczęście wszystko było w Quickbooks, a ja miałem nasze wewnętrzne rachunki, żeby wszystko odtworzyć. Ten incydent powinien nauczyć mnie tworzenia plików PDF z wyciągów z mojego konta, ale tak się nie stało.

Po zmianie Costco z American Express na Citibank znów mnie poparzyło fakturowanie elektroniczne. Byłem sumienny i miałem swoje pliki PDF z każdego miesiąca. Potem byłem zajęty i zapomniałem na kilka miesięcy. Kiedy poszedłem go pobrać, uderzyłem w ten ekran.

Na szczęście informacja ta znajdowała się na koncie Citibank, więc był to kryzys, którego można uniknąć. Ten incydent spowodował, że krzyknąłem na komputer (i na siebie), że jestem odpowiedzialny za fakturowanie elektroniczne.

Innym razem miałem spór z gabinetem mojego lekarza. Zmieniali firmy rozliczeniowe. Nagle miałem rachunek sprzed 4 lat, który mówi, że nie zapłacono. Potem zagrozili zbiórce. Oczywiście nie mogłem uzyskać dostępu do starego systemu rozliczeniowego online, chociaż stwierdzili, że mogą. Dopiero przesłałem im faksem kopię rachunku, że usuną opłatę. Musiałem wysłać faksem, ponieważ nie akceptują wiadomości e-mail, chociaż rachunki są wysyłane pocztą e-mail. Domyśl.

Moja sytuacja nie jest wyjątkowa. Zamykając konto, zazwyczaj tracisz dostęp do tych informacji historycznych. Jeśli później odkryjesz problem, taki jak przeładowanie, możesz mieć problemy z udowodnieniem swojej niewinności. Mój przyjaciel miał ten problem, gdy zwrócił dekoder do swojej firmy kablowej. Jego rachunek był ustawiony na automatyczną płatność za pośrednictwem jego banku, a jego ostatni rachunek to dodatkowe 200 $. Próbował zadzwonić do firmy kablowej, ale nie miał numeru konta i nie mogli znaleźć żadnych informacji na jego temat. Przedstawiciel obsługi klienta mógł znaleźć tylko aktywnych klientów. Został rozwiązany dopiero po przejściu do kolekcji.

Właściwy sposób akceptowania rachunków elektronicznych

Jeśli to Cię nie kosztuje, unikaj ich

Jako ekolog nie znoszę dodatkowego papieru. Ze wszystkich wyżej wymienionych powodów i szczegółów w artykule NCLC zawsze będę decydować się na papier. Żadna łapówka nie przekona mnie do zmiany. Jeśli jednak zmusisz mnie do zapłaty, prawdopodobnie ustępuję. Po kilku latach zniszczę i przetworzę te oświadczenia, więc nadal jestem trochę ekologiczny.

Zrezygnuj z wiadomości marketingowej i utwórz filtry e-mail

Jednym z problemów z wyciągami e-mail jest sortowanie wiarygodnych wiadomości transakcyjnych od promocyjnych. Sprawdź zasady każdej firmy dotyczące komunikatów marketingowych i zrezygnuj lub anuluj subskrypcję z jak największej liczby. Nie oznaczaj ich po prostu jako spam w swoim programie pocztowym; Twój program pocztowy może traktować wszystkie wiadomości od nich jako spam. Oznacza to, że przegapisz swoje oświadczenie.

Zazwyczaj wiadomość e-mail z wyciągiem będzie miała ten sam temat. Zaznaczam tę wiadomość, aby nigdy nie trafiała do śmieci. Ustawiam Gmaila, aby nadawał tej wiadomości niestandardową etykietę i gwiazdkę, więc zawsze będę pamiętać, aby to sprawdzić.

Skonfiguruj przypomnienia, aby pobierać (i płacić) rachunki

Jeśli rozliczasz się w wersji papierowej, nie otrzymasz przypomnienia pocztą, że rachunek jest należny. Ponieważ wiele osób dokonuje płatności automatycznych za pomocą przelewu bankowego lub karty kredytowej, możesz całkowicie zignorować ten miesięczny wyciąg. Nie popełnij tego błędu. Ryzykujesz brakiem problemów ze swoim kontem.

Zamiast tego traktuj ten miesięczny e-mail jak spotkanie w swoim kalendarzu. Ustaw jako spotkanie cykliczne, aby pobrać wyciągi od dostawcy. Jeśli wyślą Ci rachunek e-mailem i nie masz nic do pobrania, zmień ten e-mail na pdf i pobierz go na swój komputer. Przechowywanie go w wiadomości e-mail nie jest wystarczająco bezpieczne, jeśli możesz utracić dostęp do swojego konta e-mail. Co miesiąc musisz pobrać wyciąg. W przeciwnym razie napotkasz wszystkie potencjalne problemy wymienione wcześniej. Nie musisz ich drukować, ale nie możesz po prostu ufać, że informacje będą dostępne, gdy będziesz ich potrzebować. Dlatego musisz przejąć kontrolę.

Moje konto inwestycji emerytalnych nie ma rachunku jako takiego, ale ma wyciąg miesięczny. Ustawiam przypomnienie co miesiąc, aby pobrać te informacje. Chociaż wysyłają mi e-maile z prośbą o pobranie mojego oświadczenia, lubię być proaktywny.

Sortuj i klasyfikuj pobrane wyciągi

Po pobraniu raportu następną rzeczą, którą robię, jest zmiana nazwy pobranego pliku. Możesz stworzyć własną strategię, ale moja to nazwa dostawcy, następnie cztery ostatnie numery konta, a następnie data. Na przykład moim wyciągiem bankowym może być Bank_1234_01_12_16.pdf. Następnie tworzę folder dla każdego konta i przenoszę go tam. Zręcznie i wykorzystałem Leszczyna aby przenieść je do folderu na podstawie sprzedawcy.

Zrób kopię zapasową komputera

Wiem, że byłeś powiedziałem to wiele razy, ale równie dobrze możemy to powtórzyć. Chociaż jest mało prawdopodobne, że twoje dokumenty papierowe zostaną zniszczone, dysk twardy może ulec awarii lub komputer może zostać zainfekowany przez wirusa. Jeśli nie utworzysz kopii zapasowej, nie będziesz mieć tych historycznych danych wyciągów, jeśli są one w całości elektroniczne.

Wypróbuj oprogramowanie do zarządzania finansami, takie jak Mint lub Quicken

Nawet jeśli masz pobrane raporty, znalezienie transakcji może być trudne. Podoba mi się dodatkowe bezpieczeństwo, które program online sprawdza moje oświadczenie za mnie. Kiedy miałem problemy z moim kontem Costco, mogłem znaleźć rzeczy, których potrzebowałem w Mennicy.

Zaakceptuj to, czego nie możesz zmienić

Coraz więcej firm decyduje się na tę strategię bez dokumentów papierowych, co obciąża cię zarządzaniem kontem. Jeśli wykonasz część zarządzania tymi wyciągami, będziesz chronić swoje zasoby. Wersja bez papieru nie jest bezpieczniejsza ani wygodniejsza niż papier, ale jest to nieunikniona zmiana kosztów.