Jak stworzyć bezpłatny system pomocy technicznej za pomocą IssueBurner i Gmaila

Zarządzanie zadaniami za pomocą poczty e-mail to koncepcja, którą interesowałem się od jakiegoś czasu, a wraz z wprowadzeniem nowej usługi o nazwie IssueBurner, może to być doskonały czas na poważne rozważenie zarządzania zadaniami za pośrednictwem poczty e-mail. Zanim pojawił się IssueBurner, zastanawiałem się nad uzyskaniem Virtual Assistant (VA), którego mógłbym BCC na wszystkich moje e-maile zawierające zadanie, przypomnienie lub spotkanie i poproś go o dodanie go do mojego kalendarza, listy spraw lub co ty. Byłoby to z pewnością przydatne użycie VA, choć być może bardziej kosztowne niż warte. IssueBurner automatyzuje tę funkcjonalność za darmo (przynajmniej na razie). Myślę, że to lubię.

W skrócie, oto jak działa IssueBurner. Możesz tworzyć zadania lub problemy przez e-mail [email protected]. Gdy to zrobisz, IssueBurner automatycznie tworzy problem związany z Twoim adresem e-mail i wszelkimi adresami e-mail wymienionymi jako adresaci w Do: lub CC: pole. Możesz zacząć tworzyć problemy bez rejestracji, ale po utworzeniu konta możesz przeglądać otwarte problemy i komentować problemy. Ten system ma kilka kluczowych zalet, które moim zdaniem naprawdę sprawdzą się w przypadku zespołów współpracujących i biur obsługi klienta:

• Wszystko opiera się na e-mailach. Problemy można tworzyć i śledzić wszystko za pomocą prostego CC :.
• Aby wziąć udział, nie potrzebujesz konta IssueBurner. Oznacza to, że WSZYSCY klienci i klienci mogą wejść na pokład bez konieczności przeprowadzania ich przez proces rejestracji (co i tak jest zupełnie proste).
• Jest przyjazny dla urządzeń mobilnych. Jeśli możesz wysłać wiadomość e-mail, możesz nagrać problem.
• Pomaga oddzielić elementy uzupełniające od zwykłych wiadomości e-mail.
• Działa z DOWOLNĄ platformą e-mail. Outlook, Gmail i inni klienci poczty e-mail pozwalają konwertować wiadomości e-mail na zadania, ale IssueBurner pozwala udostępniać problemy między wszystkimi platformami e-mail.

Aby maksymalnie wykorzystać przebieg IssueBurner, musisz wykazać się kreatywnością. Ale jedną oczywistą aplikacją, która przychodzi mi na myśl, jest utworzenie punktu pomocy. Dzięki IssueBurner możesz zamieniać przychodzące wiadomości e-mail w „bilety” i śledzić status oraz korespondencję z klientem. Zamierzam zabić dwa ptaki jednym kamieniem, pokazując wam, jak działa IssueBurner podczas ustawiania groovyPost „infolinia”Help desk. Na klient bok (lub w naszym przypadku, czytelnicy, ponieważ nie mamy klientów), będzie to tak proste, jak wysłanie e-maila do działu pomocy, który utworzyłem [email protected]. Ale na pozwany z boku jest trochę konfiguracji.

Krok pierwszy

Zarejestruj się w IssueBurner. Wszystko, co musisz zrobić, to odwiedzić IssueBurner.com i Kliknij Zapisz się. Podaj swoje imię i nazwisko oraz adres e-mail i gotowe.

Pamiętaj, że niekoniecznie musisz używać adresu e-mail, którego będziesz używać do wypełniania przychodzących żądań pomocy technicznej.

Krok drugi

Utwórz grupę w IssueBurner. Możesz faktycznie pominąć ten krok, jeśli planujesz poświęcić to konto jednemu celowi, ale jeśli chcesz używać IssueBurner do innych organizacji i obowiązków, grupa jest dobrym pomysłem. KliknijGrupy w prawym górnym rogu i KliknijStworzyć grupę.

Wpisz nazwę grupy i organizację. Tutaj wybrałem „Wsparcie" i "groovyPost.”

Pamiętaj, że ten adres nie będzie widoczny publicznie. Zamiast tego wyślą e-mailem na adres, o którym wspomniałem powyżej, który będzie jedynym adresem, który poradzi sobie z problemami. Dodaje to warstwę ochrony przed spamem, ale daje również bardziej profesjonalny wygląd, umieszczając własną nazwę domeny w wiadomości e-mail. Zauważ, że skonfigurowałem to, aby problemy mogły być zgłaszane przez Ktoś. Jest to na razie konieczne, abyśmy mogli zweryfikować regułę przekazywania Gmaila. Możesz wrócić i zmienić na Tylko członkowie grupy później.

KliknijStwórz kiedy skończysz.

Następnie dodaj członków, którzy mogą dodawać problemy. Dla naszych celów dodam [email protected]. Możesz dodać inne, jeśli chcesz. Powiedzmy, że mógłbym również dodać [email protected] lub [email protected], gdybym chciał, aby inni mogli również zgłaszać prośby o pomoc (a jeśli ci ludzie faktycznie istnieli). Pamiętaj: w przypadku Google Apps dla domen i kont Gmaila wszystko, co dodasz po znaku +, jest ignorowane, ale nadal może być używane do celów filtrowania. Czytać nasz poprzedni post, aby uzyskać więcej informacji na temat Dostosowane adresy Gmaila.

Ostatnią rzeczą, którą powinieneś zrobić, to zmienić adres zwrotny. Aby to zrobić, Kliknij Grupy i KliknijZarządzać obok nazwy grupy. Pod Ustawienia grupy, KliknijZmiana obok "Domyślne wiadomości e-mail i odpowiedzi na nie”. W ten sposób Twój adres e-mail IssueBurner.com pozostanie prywatny.

Okej, teraz wszyscy jesteśmy skonfigurowani w IssueBurner. Przejdźmy do Gmaila.

Krok trzeci

Skonfiguruj przekazywanie dalej w Gmailu. Celem jest przekazanie wszystkich wysłanych wiadomości e-mail [email protected] do [email protected]. W tym celu musimy najpierw sprawdzić, czy jesteśmy upoważnieni do przekazania na ten drugi adres. W Gmailu, Kliknij Ustawienia i wybierz Przekazywanie i POP / IMAP. KliknijDodaj adres przekierowania i wejdź [email protected]lub cokolwiek skonfigurujesz jako konto grupowe IssueBurner.

Po wykonaniu tej czynności Gmail wyśle ​​wiadomość e-mail na konto IssueBurner z linkiem potwierdzającym. IssueBurner odeśle Ci to jako nowy problem, więc powinien pojawić się w Twojej skrzynce odbiorczej Gmaila. Możesz go również zobaczyć na swoim koncie IssueBurner. Kliknij to potwierdzić.

Krok czwarty

Filtruj wiadomości wysyłane na spersonalizowany adres Gmaila. KliknijUstawienia i wybierz Filtry i Kliknij Utwórz nowy filtr. W polu Do: wprowadź swój niestandardowy adres e-mail i KliknijNastępny krok.

Możesz skonfigurować te reguły według własnego uznania, ale ponieważ IssueBurner i tak będzie powiadamiał Cię o nowych problemach, chciałbym wybrać Oznacz jako przeczytane i Pomiń skrzynkę odbiorczą. Najważniejszą opcją do wyboru jest wybór Prześlij to do: i wybierz [email protected]. KliknijUtwórz filtr kiedy skończysz.

Teraz skończone. Wypróbujmy to.

Tworzenie zadań za pomocą IssueBurner

Teraz, dzięki skonfigurowanemu filtrowi Gmaila i grupie IssueBurner, do której wysyłamy e-maile [email protected] zostanie automatycznie zamieniony w problem IssueBurner. Nazwa problemu będzie tematem wiadomości e-mail, a opis będzie treścią wiadomości e-mail. Powiedzmy na przykład, że ktoś wysłał mi pytanie e-mailem Jak trwale usunąć swoje konto na Facebooku.

Po wysłaniu powyższego e-maila dzieją się dwie rzeczy:

1. Problem jest tworzony w grupie help.groovypost IssueBurner
2. Otrzymuję wiadomość e-mail z takim powiadomieniem.

Uwaga: problem może pojawić się po kilku minutach.

A oto w Gmailu…

Odpowiadanie na zadania

Jeśli użytkownik nie ma konta IssueBurner, otrzyma pełną odpowiedź z powiadomieniem o otrzymaniu problemu. Zostaną również zaproszeni do rejestracji.

Powiedzmy, że w odpowiedzi na tego czytelnika chcę skierować go do naszego postu na temat usunięcia konta na Facebooku. Mógłbym odpowiedzieć na wiadomość e-mail otrzymaną od IssueBurner, aby dodać Komentarz. Niezależnie od tego, czy czytelnik zarejestrował się, otrzyma powiadomienie, że problem został zaktualizowany z komentarzem.

Jeśli się zarejestrują, mogą śledzić wszystkie komentarze i status swojego problemu z własnego konta IssueBurner.

Czytelnik lub klient może odpowiedzieć na wiadomość e-mail z komentarzem, informując Cię, czy Twoje rozwiązanie to rozwiązało, czy nie. Zostanie to dodane do zadania jako komentarz, który można wyświetlić z własnego pulpitu nawigacyjnego IssueBurner.

Zarządzanie i zamykanie problemów

Możesz sortować problemy według grupy lub statusu na IssueBurner.com.

IssueBurner.com ma również bardzo fajną stronę mobilną.

Po rozwiązaniu problemu możesz po prostu zamknąć go z pulpitu nawigacyjnego IssueBurner. Wszyscy powiązani użytkownicy zostaną powiadomieni jako tacy. Możesz też oflagować go jako „Później”, Co może być przydatne, jeśli rozwiązanie jest w toku i chcesz sprawdzić, kiedy będzie dostępne.

Możesz także zauważyć, że dodałem Wewnętrzny komentarz. Będą one widoczne tylko dla członków grupy i administratorów. Na przykład, jeśli chcesz nazwać klienta narkotykami lub powiedzieć wszystkim, aby zignorowali jego prośby, możesz to zrobić z komentarzem wewnętrznym, a oni nie będą mądrzejsi.

Wniosek

Jak wspomniałem, jest to tylko jedna aplikacja dla IssueBurner. Możesz go używać do współpracy z grupami lub do śledzenia zadań dla siebie. Na przykład, jeśli chcesz przypomnieć sobie o skontaktowaniu się z kontaktem, jeśli nie odpowie, ale niekoniecznie chce, aby zobaczył problemy z IssueBurner, możesz BCC [email protected]. Możesz też użyć go do śledzenia faktur i rachunków przez CC [email protected] za każdym razem, gdy wysyłasz e-maila do działu księgowości Jeśli jesteś sprytny i zorganizowany, IssueBurner może być dobrodziejstwem dla Twojej produktywności.

Zauważ, że IssueBurner jest obecniedarmowyi pozostanie darmowy, dopóki będzie w wersji beta. Webyog, firma, która stworzyła IssueBurner i CloudMagic, obiecuje, że powiadomi Cię z 60-dniowym wyprzedzeniem przed wprowadzeniem jakichkolwiek struktur cenowych. Nie wiedzą, jak może to wyglądać w przyszłości, ale prawdopodobnie będzie to darmowa i płatna wersja.

P.S. Naprawdę stworzyłem ten system, więc jeśli masz palące pytania, napisz do mnie na adres [email protected] lub sprawdź nasze forum.