10 wskazówek dotyczących tworzenia polityki mediów społecznościowych dla Twojej firmy: Social Media Examiner

Polityka. Może to być brzydkie słowo, szczególnie w społecznościach mediów społecznościowych.

Czemu? Źle napisane zasady dotyczące mediów społecznościowych ograniczają, zniechęcają i tłumią zaangażowanie w media społecznościowe - dokładnie naprzeciwko tego, czego chcą firmy.

Jednak, świetne zasady dotyczące mediów społecznościowych wspierają, chronią i wzmacniają zaangażowanie na wysokim poziomie. Chodzi o wzmocnienie pozycji i zaufanie.

Jak pisze Beth Kanter: „Zaufanie jest tańsze niż kontrola.”

W tym artykule wyjaśnimy, w jaki sposób zasady dotyczące mediów społecznościowych różnią się od innych zasad i otrzymasz 10 wskazówek, które pomogą stworzyć skuteczną politykę dotyczącą mediów społecznościowych.

Dlaczego zasady dotyczące mediów społecznościowych?

Polityka mediów społecznościowych jest inna. W większości zasad i procedur dokumentujemy, co personel powinien robić w określonych sytuacjach: „Jeśli tak się stanie, zrób to”. W przypadku mediów społecznościowych nie ma sposobu, aby dokładnie wiedzieć, jakie sytuacje mogą się pojawić

- lub w wielu przypadkach - jak personel powinien najlepiej sobie z nimi radzić. Każda sieć mediów społecznościowych i każda relacja są wyjątkowe, a środowisko mediów społecznościowych zmienia się codziennie.

Ryzyko jest niepewne. Sądy są w trakcie interpretacji przepisów dotyczących mediów społecznościowych. Dopóki ten proces interpretacji nie będzie dojrzały - a to potrwa lat – organizacje działają bez ostatecznych wskazówek. Problemy, które mogą się pojawić, obejmują: poufność pracowników i / lub klientów, problemy ze stosunkami pracy, podbijanie marki, nieporozumienia, spamowanie itp.

W obliczu niepewnego otoczenia i niejasnych zagrożeń, jak postępować?

W Internecie istnieją setki przykładowych zasad dotyczących mediów społecznościowych. Jeśli szukasz punktu wyjścia, na pewno znajdziesz pomysły tutaj i tutaj.

Jednak w celu stworzenia skutecznych zasad - naprawdę działa - musimy najpierw położyć podwaliny.

Tu są 10 strategii, które możesz wdrożyć dzisiaj.

# 1: Zbierz swój zespół

Polityka dotycząca mediów społecznościowych nie może być napisana przez jedną osobę. Musi być unikalny dla Twojej organizacji i najlepiej, aby zawierał wkład wielu różnych osób o różnych zestawach umiejętności.

Podejście zespołowe zapewnia właściwe zarządzanie kluczowymi obszarami ryzyka oraz że wszelkie przyszłe wyzwania, które mogą się pojawić, są odpowiednio obsługiwane.

Oprócz pracowników bezpośrednio zaangażowanych w media społecznościowe, potencjalnymi członkami zespołu mogą być: CEO, dyrektor HR, IT dyrektor, dyrektor ds. marketingu / rozwoju, dyrektor programowy / departamentu, prawnik obeznany z mediami społecznościowymi i przynajmniej jeden cyfrowy natywny.

Nie martw się, nie każdy członek tego zespołu musi zdawać sobie sprawę z intymnych szczegółów Twoich działań w mediach społecznościowych. Pomyśl o tym w ten sposób: jeśli wystąpi kryzys, jakie informacje musi mieć Twój zespół (na temat społeczności krajobraz mediów i prawa, a także organizację i wartości), aby odpowiednio reagować w mediach społecznościowych głoska bezdźwięczna?

# 2: Skoncentruj się na tworzeniu kultury

Media społecznościowe są organiczne. Zmienia się każdego dnia. Biurokratyczne zasady raczej nie odniosą sukcesu. Zamiast tego chcemy kultury innowacji, wymiany pomysłów, rozwiązywania problemów i kreatywności. Istnieje bezpośredni związek między wewnętrzną kulturą organizacyjną a politykami. W rzeczywistości polityka, którą piszemy, kształtuje naszą kulturę.

Kiedy piszesz swoje zasady, obejmują procesy, które wzmacniają kulturę oceny i uczenia się. Oto kilka pytań do rozważenia:

• WHO jest w twoim zespole mediów społecznościowych?
• Jak często czy oni się spotykają?
• Jak się masz rozwiązane problemy / wyzwania i przez kogo?
• Jak się masz dokumentacja uczenia się w grupie?
• Jak będziemy oceń nasze sukcesy i uczyć się na naszych porażkach?

W swoich polisach możesz uznają kulturowe wartości mediów społecznościowych, takie jak przejrzystość, spójność, połączenie, kreatywność i szybkość. Mając na uwadze te wartości, budować procesy, które kładą nacisk na szkolenie, wsparcie i ocenę.

Jeśli koncepcja kultury mediów społecznościowych jest dla Ciebie nowa, sprawdź 26 Obiecujących statystyk mediów społecznościowych dla małych firm. Oferuje doskonały przegląd krajobrazu mediów społecznościowych i dlaczego wpływa na biznes.

# 3: Rozważ konsekwencje prawne, w tym Krajowa Rada ds. Stosunków Pracy (NLRB)

Wiele spraw sądowych, które pojawiają się w mediach społecznościowych, dotyczy stosunków pracy. Krajowa ustawa o stosunkach pracy (NLRA) została uchwalona przede wszystkim w celu ochrony praw pracowników do organizowania się.

Tradycyjnie organizacja pracownicza odbywała się osobiście lub przez telefon. Wraz z pojawieniem się mediów społecznościowych odbywa się również online. Nie ma znaczenia, czy pracownicy należą do związków zawodowych, czy nie; mają prawo omawiać warunki zatrudnienia z innymi pracownikami.

Oznacza to, że nawet zwykła rozmowa na Facebooku o warunkach pracy może być chroniona na mocy NLRA. Każda sytuacja jest inna, ale najważniejsze jest to: bądź bardzo ostrożny, jeśli chodzi o mówienie pracownikom, co mogą, a czego nie mogą robić na ich własnych portalach społecznościowych. Ten język może szybko przynieść odwrotny skutek.

W sierpniu 2011 r NLRB wydało notatkę w 14 z tych przypadków. Notatka ta zawierała wyjaśnienia spraw, a także uzasadnienie podjętych decyzji. Gorąco polecam pracodawcom przeczytaj tę notatkę i udostępnij ją wszystkim członkom zespołu ds. mediów społecznościowych.

# 4: Oddziel ogólne zasady od wytycznych dla poszczególnych witryn

Krajobraz mediów społecznościowych zmienia się każdego dnia. Jeśli Twoje zasady są ściśle skoncentrowane na określonej witrynie mediów społecznościowych, dość szybko staną się nieaktualne. Ogólnie rzecz biorąc, polityka powinna skup się na szerszej perspektywie: kto co robi (role i obowiązki), ogólny przegląd tego, jak mogą / nie mogą tego zrobić (na przykład zgodność z prawem i branding) i dlaczego w ogóle to robimy (cel i wartości).

Można utworzyć oddzielne pisemne wytyczne, aby zapisać szczegółowe informacje o określonej witrynie mediów społecznościowych. Wytyczne te bardzo pomagają w przypadku rotacji personelu. Proces tworzenie wytycznych pomaga również pracownikom lepiej zrozumieć i wyjaśnić, co i jak robią.

# 5: Nie odkrywaj na nowo koła

Prawdopodobnie masz już wiele wewnętrznych zasad dotyczących działań w mediach społecznościowych. Obejmuje to zasady dotyczące prywatności, zgody na robienie zdjęć, korzystania z Internetu, telefonu komórkowego i wielu innych.

Możesz odnieś się do tych zasad w swoich zasadach dotyczących mediów społecznościowych, zwracając szczególną uwagę na wszelkie różnice w zastosowaniu, które mogą być konieczne w przypadku mediów społecznościowych.

Na przykład zasady użytkowania telefonu komórkowego mogą obecnie nie uwzględniać wykorzystania zdjęć z aparatów w telefonach komórkowych. Dzięki geotagowanieZdjęcia zrobione telefonami komórkowymi prawie zawsze zawierają cyfrowe kodowanie, które zdradza Twoją dokładną lokalizację w dniu i godzinie zrobienia zdjęcia. Jeśli prześlesz zdjęcie zrobione aparatem w telefonie komórkowym do swoich serwisów społecznościowych, możesz podać więcej informacji niż to konieczne.

Polityka mediów społecznościowych może to uwzględniać, nakładając na pracowników obowiązek używać oprogramowania do usuwania geotagów ze zdjęć, zanim zdjęcia zostaną opublikowane.

# 6: Uwzględnij przepisy zewnętrzne

Większość przepisów prawnych (w tym HIPAA, FERPA, uczciwe zatrudnienie itp.) Obowiązuje zarówno online, jak i offline. Skorzystaj z polityki mediów społecznościowych, aby przypomnieć pracownikom, że należy ich przestrzegać. Tam, gdzie to możliwe, podaj wyraźne przykłady tego, jakie typy zachowań są niedopuszczalne.

P.S.: To dobry moment na przemyślenie korporacyjnego szkolenia z zakresu zgodności. Media społecznościowe mają wpływ na prawie każdy aspekt naszego życia i działalności. Jeśli Twoje szkolenie na temat prywatności, poufności, budowania marki itp. Nie omawia obecnie mediów społecznościowych, czas to uwzględnić.

# 7: Stwórz dwie polityki

Uważa się, że najlepszą praktyką jest mają dwie zasady dotyczące mediów społecznościowych: jedną dla pracowników korzystających z mediów społecznościowych w pracy, a drugą dla pracowników korzystających z mediów społecznościowych w życiu osobistym.

Pierwsza polityka, skupiająca się na działaniach związanych z pracą, powinna omówić wszystko, o czym tutaj rozmawialiśmy: zdefiniowanie zespołu, określenie ról i obowiązków, wytyczne dotyczące budowania marki i wyjaśnienie, jakich polityk wewnętrznych i zewnętrznych należy przestrzegać.

Druga polityka, skupiająca się na pracownikach korzystających z mediów społecznościowych w życiu osobistym, powinna przekazywać pracownikom informacje o tym, co mogą, a czego nie mogą powiedzieć o Twojej firmie na ich osobistej stronie internetowej.

Niektóre organizacje - w tym organizacje wojskowe i służba zdrowia - będą chciały bardzo dokładnie określ, czego pracownicy nie mogą udostępniać online.

Na przykład tajemnice handlowe, informacje o klientach, a nawet miejsce pobytu pracowników mogą być ściśle poufne. Inne organizacje będą chciały zachęcać pracowników do pełnienia funkcji ambasadorów marki. Niektórzy nawet udzielają wskazówek, jak rozmawiać o firmie w Internecie. Jednak chcesz, aby Twoi pracownicy omawiaj (lub nie omawiaj) swojej firmy online, udzielaj wskazówek.

Dwa słowa przestrogi: 1) Wymaganie od pracowników korzystania z własnych kont w mediach społecznościowych w celu łączenia się z firmą w Internecie jest niebezpieczne. Mogą to zrobić, ale niech to będzie ich wybór. Ostatnią rzeczą, jakiej pragnie każdy menedżer, jest to, aby dowiedzieć się więcej o życiu prywatnym pracownika, niż powinien. 2) Zanim napiszesz politykę, przeczytaj ponownie wskazówkę nr 3 i notatkę National Labour Relations Review Board. Może to zaoszczędzić wiele bólu głowy na drodze.

# 8: Kładź nacisk na edukację

Zacierają się granice między naszym życiem osobistym a zawodowym. Większość pracowników nie zdawała sobie w pełni sprawy z wyzwań, które mogą pojawić się w wyniku zmniejszonej prywatności. Stare powiedzenie brzmiało: "Co dzieje się w Vegas, zostaje w Vegas." Dzisiaj dokładniejsze stwierdzenie brzmi: „Co dzieje się w Vegas, pozostaje na Facebooku”.

Kiedy czytam sprawy sądowe, które pojawiają się w mediach społecznościowych, wydaje mi się, że wiele spraw wynika z ignorancji, a nie złośliwości pracownika. Wielu pracowników nie przemyślało w pełni konsekwencji swojego cyber-zachowania. Zapewniając swoim pracownikom edukację w zakresie cyberbezpieczeństwa, pracodawcy zapobiegają problemom, zanim się pojawią.

Tak jak masz dwie zasady, jedną dotyczącą działań związanych z pracą, a drugą dotyczącą pracowników korzystających z mediów społecznościowych w życiu osobistym, edukacja pracowników może również przebiegać na dwa sposoby:

• Zapewnij szkolenie zawodowe pracownikom zaangażowanym w media społecznościowe w imieniu organizacji. Ciągłe, regularne szkolenia pomagają utrzymać aktualność organizacji i dają pracownikom możliwość nawiązywania kontaktów z innymi osobami w terenie.
• Poinformuj wszystkich pracowników o bezpieczeństwie w Internecie. Ta edukacja może obejmować sposoby ochrony przed cyberprzestępczością oraz sposoby budowania i ochrony naszej reputacji online.

Jeśli chodzi o odpowiedzialne zachowania cybernetyczne, pracodawcy mają wyjątkową okazję, aby uczyć, a nie zlecać. To zaangażowanie jest wyrazem szacunku dla pracowników. Pracownicy czują się docenieni, zaufani i zainspirowani. Wszyscy odnoszą korzyści.

# 9: Poproś prawnika o przejrzenie zasad

Porada prawna ma kluczowe znaczenie. Łatwo jest popełnić błąd, zwłaszcza w obszarach stosunków pracy. Upewnij się, że zapytaj prawnika, który ma doświadczenie w tej dziedzinie - Twój znajomy prawnik nie będzie zbyt pomocny.

Przegląd prawny może być kosztowny; jednak pozew byłby wykładniczo bardziej kosztowny.

# 10: Nie pozwól, aby zbierał kurz

Środowisko cybernetyczne często się zmienia. Polityki dotyczące mediów społecznościowych należy poddawać przeglądowi przynajmniej co sześć miesięcy. Pozwól wszystkim członkom zespołu zapoznać się z polityką oddzielnie, a następnie razem.

Zapytaj siebie, czy to nadal aktualne? Czy to pomaga nam wykonywać naszą pracę? Jak ostatnio zmieniło się środowisko mediów społecznościowych? Czy są jakieś aktualizacje prawne, które mają zastosowanie?

Polityka mediów społecznościowych nie jest najbardziej ekscytującą częścią mediów społecznościowych; jednak jeśli są dobrze rozwinięte, mogą wspierać, wzmacniać i angażować pracowników, którzy z kolei angażują klientów.

Jakie są Twoje myśli? Jaka jest Twoja najlepsza rada dla firmy piszącej politykę dotyczącą mediów społecznościowych? Prosimy o pozostawienie pytań i komentarzy w polu poniżej.