Jak pracować z komentarzami i notatkami w programie Excel

Jak

PrzezSandy Writtenhouse

Ostatnia aktualizacja7 października 2020 r

Jeśli istnieje narzędzie zwiększające produktywność pakietu Microsoft Office, które wymaga funkcji komentarzy i notatek, to jest Microsoft Excel. Czy używasz Excel do wprowadzania danych i analizy lub proste śledzenie dla Twojego zespołu lub dla Ciebie; dodawanie notatek w celach informacyjnych, uzupełniających lub pytań jest przydatne, jeśli nie jest niezbędne.

Przeprowadzimy Cię przez proces pracy z komentarzami i notatkami w programie Excel. Obejmuje to dodawanie, edytowanie, usuwanie i nie tylko.

Komentarze a notatki i wersje programu Excel

Możesz się zastanawiać, jaka jest różnica między komentarzami a notatkami w programie Excel lub dlaczego widzisz tylko jeden z nich.

Excel z Microsoft (Office) 365 używa zarówno komentarzy, jak i notatek. Jednak inne wersje, takie jak Excel 2019

i Excel 2016, użyj komentarzy. Chociaż nie jest to szczególnie mylące, możliwe, że są one używane.

Komentarze w programie Excel 365 są powszechnie używane podczas udostępniania dokumentów. Możesz wstawić komentarz, który inni będą mogli przeczytać i na który odpowiedzieć. Możesz więc po prostu porozmawiać o swoim arkuszu kalkulacyjnym lub określonych w nim danych. To sprawia, że ​​komentarze są niezwykle przydatne w środowiskach zespołowych.

Notatki w programie Excel 365 różnią się od komentarzy tym, że bardziej przypominają karteczki samoprzylepne. Możesz dołączyć notatkę do komórki i zanotować w niej tekst jako przypomnienie, odniesienie lub uzupełnienie.

Komentarze w programie Excel 2019 lub podobnym działają jak notatki w programie Excel 365. Jeśli więc chcesz mieć tę „karteczkę” w komórce i używasz programu Excel 2019, będziesz używać komentarzy, a nie notatek.

Biorąc to wszystko pod uwagę, ten samouczek pokazuje, jak korzystać z komentarzy i notatek w programie Excel 365, który oferuje oba. Jeśli używasz wersji programu Excel, która ma tylko komentarze, instrukcje notatki będą miały zastosowanie do Ciebie.

Komentarze w programie Excel

Dodawanie komentarza do arkusza kalkulacyjnego Excel jest proste. Pokażemy Ci również, jak odpowiadać na komentarz, edytować go lub usuwać, wyświetlać wszystkie komentarze i rozwiązywać je, gdy już ich nie potrzebujesz.

Dodaj komentarz

Aby dodać komentarz w programie Excel, możesz:

• Kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę i wybierz Nowy komentarz.
• Wybierz komórkę, kliknij Przejrzeć i wybierz Nowy komentarz z Komentarze sekcja wstążki.

W komentarzu automatycznie zobaczysz swoje imię i nazwisko, podobnie jak inni, którzy dodają własne komentarze lub odpowiedzą na Twoje. Wpisz swój komentarz, a następnie naciśnij Poczta przycisk.

Odpowiedzi na komentarze

Jeśli osoba, której udostępniasz arkusz z odpowiedziami na Twój komentarz, zobaczysz go bezpośrednio pod swoim początkowym komentarzem. A dla innych, którzy odpowiedzą, każdy będzie ustawiał się w kolejce, aby utrzymać cały wątek razem.

Aby odpowiedzieć innemu, po prostu wpisz swoją wiadomość w Odpowiadać pole dla tego wątku i kliknij Poczta przycisk.

Zobacz komentarze

W prawym górnym rogu każdej komórki zawierającej komentarz zobaczysz fioletowy wskaźnik. Aby przeczytać komentarz, po prostu najedź kursorem na komórkę; nie musisz klikać komórki.

Możesz także użyć wygodnego paska bocznego, aby wyświetlić wszystkie komentarze w arkuszu kalkulacyjnym lub wątku. Przejdź do Przejrzeć i kliknij Pokaż komentarze na wstążce. Aby ukryć je wszystkie naraz, kliknij ponownie Pokaż komentarze, aby usunąć zaznaczenie, lub kliknij X na pasku bocznym, aby go zamknąć.

Aby przeglądać komentarze pojedynczo, użyj Poprzedni komentarz i Następny komentarz przyciski w Komentarze sekcja Przejrzeć patka.

Edytuj lub usuń odpowiedzi i komentarze

Możesz edytować lub usuwać zarówno odpowiedzi, jak i komentarze. Te dwie opcje są wyraźnie widoczne pod każdym komentarzem w wątku.

Jeśli klikniesz Edytować, po prostu wprowadź zmiany i naciśnij Zapisać. Jeśli klikniesz Kasowaćodpowiedź zostanie natychmiast usunięta bez potwierdzenia.

Aby usunąć cały wątek, wykonaj jedną z następujących czynności:

• Kliknij Więcej działań związanych z wątkami ikonę (trzy kropki) w prawym górnym rogu wątku i wybierz Usunąć wątek.
• Kliknij komórkę zawierającą komentarz, a następnie kliknij plik Przejrzeć kliknij kartę Kasować przycisk w Komentarze Sekcja.
• Kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę zawierającą komentarz i wybierz Usuń komentarz.

Rozwiąż komentarze

Jeśli zakończysz wątek, możesz użyć funkcji Rozwiąż. To w zasadzie zamyka wątek, ale zachowuje go jako odniesienie, jeśli tego potrzebujesz.

Kliknij Więcej działań związanych z wątkami ikonę i wybierz Rozwiąż wątek. Gdy to zrobisz, fioletowy wskaźnik pozostanie w rogu komórki, a komentarz będzie wyszarzony. Masz opcje Otworzyć na nowo lub Kasować wątek po rozwiązaniu go.

Notatki w programie Excel

Jeśli chcesz dodać jedną lub dwie notatki do arkusza kalkulacyjnego Excel, pokażemy Ci, jakie to proste. Następnie zobaczysz, jak wyświetlać, pokazywać i ukrywać, zmieniać rozmiar, edytować i usuwać notatki.

Dodaj notatkę

Aby dodać notatkę w programie Excel, możesz:

• Kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę i wybierz Nowa uwaga.
• Wybierz komórkę, kliknij Przejrzeć i wybierz Nowa uwaga z Uwagi sekcja wstążki.

Zauważysz, że Twoje imię i nazwisko automatycznie pojawi się w notatce (jako autor). Jeśli wolisz, możesz cofnąć, aby usunąć swoje imię. Następnie po prostu wpisz swój tekst, a następnie kliknij poza notatką, aby ją zapisać i ukryć.

Wyświetl notatki

W prawym górnym rogu dowolnej komórki zawierającej notatkę zobaczysz czerwony trójkąt. Aby przeczytać notatkę, po prostu najedź kursorem na komórkę. Podobnie jak w przypadku komentarzy, nie musisz klikać komórki.

Jeśli chcesz zobaczyć wszystkie notatki w arkuszu kalkulacyjnym naraz, przejdź do Przejrzeć i kliknij Uwagi na wstążce. Wybierz Pokaż wszystkie notatki. Aby je ponownie ukryć, kliknij opcję Pokaż wszystkie notatki, aby usunąć zaznaczenie.

Zobaczysz także w Uwagi sekcja Przejrzeć opcje karty dla Poprzednia uwaga i Następna uwaga. Korzystając z tych czynności, możesz po kolei poruszać się po notatkach.

Pokaż lub ukryj notatkę

Może jest jakaś notatka, którą chcesz zachować na ekranie podczas pracy. Możesz użyć funkcji Pokaż / Ukryj notatkę, aby zachować wyświetlaną notatkę.

Kliknij komórkę zawierającą notatkę, a następnie albo kliknij prawym przyciskiem myszy lub przejdź do Przejrzeć i kliknij Uwagi. Wybierz Pokaż / ukryj notatkę. Po zakończeniu wykonaj te same czynności, aby ukryć notatkę.

Edytuj lub usuń notatkę

Jeśli chcesz zmienić notatkę, też kliknij prawym przyciskiem myszy lub przejdź do Przejrzeć i kliknij Uwagi. Wybierz Edytuj notatkę. Wprowadź zmiany, a następnie kliknij poza notatką, aby zapisać zmiany.

Możesz całkowicie usunąć notatkę, jeśli już jej nie potrzebujesz. Zarówno kliknij prawym przyciskiem myszy lub przejdź do Przejrzeć i kliknij Uwagi. Wybierz Usuń notatkę. Nie otrzymasz wiadomości z prośbą o potwierdzenie tej czynności, więc upewnij się, że chcesz ją usunąć, zanim ją usuniesz.

Zmień rozmiar lub przenieś notatkę

Po dodaniu notatki w programie Excel pojawia się ona jako mały kwadrat blisko komórki, do której jest dołączona; jednak możesz to zmienić. Wybierz Edytuj notatkę (powyższa sekcja) i wykonaj jedną z następujących czynności.

Aby zmienić jego rozmiar, umieść kursor na jednej z krawędzi. Kiedy zobaczysz strzałka dwustronna, przeciągnij, aby zmienić jego rozmiar.

Aby go przesunąć, umieść kursor na jednej z krawędzi. Kiedy zobaczysz strzałka czterostronna, przeciągnij notatkę w nowe miejsce.

Komentarze i notatki w programie Excel

Komentarze i notatki w programie Microsoft Excel ułatwiają zapamiętanie, odwoływanie się lub śledzenie danych w arkuszu.

Aby uzyskać dodatkową pomoc, sprawdź te 10 podstawowych wskazówek, które powinien znać każdy użytkownik programu Excel!