Jak korzystać z autouzupełniania w programie Excel, aby zaoszczędzić czas na wprowadzaniu danych

Jak

PrzezSandy Writtenhouse

Ostatnia aktualizacja15 października 2020 r

Jeśli chodzi o wprowadzanie danych do arkuszy kalkulacyjnych Microsoft Excel, zdarzają się chwile, kiedy jest to po prostu żmudne zadanie. Możesz chcieć wprowadzić serię tekstu, liczb lub dat, co może być czasochłonne w przypadku dużych arkuszy kalkulacyjnych. Na szczęście Excel udostępnia wspaniałą funkcję, która pozwala zaoszczędzić czas, zwaną Autouzupełnianiem.

Korzystając z funkcji Autouzupełnianie, możesz automatycznie wypełniać komórki bez ręcznego wpisywania danych do każdej z nich. Tutaj pokażemy Ci dokładnie, jak korzystać z funkcji Autouzupełnianie i oszczędzać czas i energię dzięki wprowadzaniu danych.

Co to jest autouzupełnianie w programie Excel?

Krótko mówiąc, autouzupełnianie w programie Excel pomaga wypełniać komórki w wierszach lub kolumnach danymi opartymi na innych komórkach. Możesz wypełniać komórki w dół, w górę lub w poprzek, a najpopularniejsze typy danych obejmują serie liczb, dni, miesiące, lata, daty, godziny i listy.

Na przykład możesz podać miesiące roku w pierwszej kolumnie. Możesz wpisać pierwszy miesiąc, od którego chcesz zacząć, i po prostu przeciągnąć przez poniższe komórki, aby dodać kolejne miesiące w kolejności.

Ponadto możesz użyć funkcji Autouzupełnianie, aby automatycznie formatować komórki tak samo, jak inne. Na przykład może używasz koloru wypełnienia i pogrubionego tekstu dla niektórych komórek w rzędzie. Korzystając z funkcji Autouzupełnianie, możesz przeciągać przez wszystkie komórki, aby zastosować samo formatowanie, bez danych.

Wypełnij automatycznie serię lub listę tekstów

Zaczynając od naszego podstawowego przykładu, oto jak wypełnić serię miesięcy w kolumnie.

1. Wpisz pierwszą pozycję w serii w komórce. Tutaj wejdziemy w styczeń.
2. Po zaznaczeniu komórki przesuń kursor w prawy dolny róg, aż zobaczysz ikonę Wypełnij uchwyt (czarny znak plus).
3. Trzymaj lewy przycisk myszy i przeciągnij przez pozostałe komórki w kolumnie, aby automatycznie je wypełnić. Zauważysz, że podczas przeciągania pojawia się małe pole z danymi, które mają zostać umieszczone w każdej komórce.
4. Po zakończeniu zwolnij przycisk myszy.

Wypełnianie tego typu serii tekstów jest w zasadzie za pomocą listy w programie Excel; czy lista miesięcy w roku czy dni w tygodniu. Ale w programie Excel możesz także tworzyć i automatycznie wypełniać listy niestandardowe. Jest to przydatne, jeśli w swoich arkuszach wielokrotnie wprowadzasz te same elementy. Może to być lista produktów, kolorów, a nawet osób.

Jeśli masz skonfigurowane listy niestandardowe w programie Excel, wykonaj te same kroki autouzupełniania powyżej, a lista powinna zostać rozpoznana i prawidłowo wypełniona podczas przeciągania.

Autouzupełnianie serii dat

Wiele arkuszy kalkulacyjnych zawiera daty, a jeśli podajesz daty codziennych zadań, na przykład Excel może pomóc w wykonaniu zadania.

1. Wpisz pierwszą datę w celi.
2. Wybierz komórkę i przesuń kursor w róg, aż Wypełnij uchwyt.
3. Trzymaj lewy przycisk myszyprzeciągnij przez pozostałe komórki i puść, gdy skończysz.

Zauważysz, że program Excel wie, aby zwiększyć środkową liczbę dla daty, a nie ostatnią liczbę dla roku. Możesz użyć tych samych kroków, aby cofnąć się w czasie, przeciągając w górę lub w lewo, w zależności od ułożenia arkusza. Excel wie, jak pracować z datami i spełnia.

Automatycznie wypełnij wzorzystą serię

Już widać, że Excel to sprytne narzędzie. Więc jeśli chodzi o używanie funkcji Autouzupełnianie dla serii, może rozpoznać wzorce w serii. Załóżmy, że masz kwoty w dolarach, które zwiększają się o 50 USD w celu śledzenia oszczędności.

1. Dodaj pierwsze dwie kwoty w serii, aby program Excel mógł wykryć wzorzec.
2. Po zaznaczeniu obu komórek przesuń kursor w róg, aż Wypełnij uchwyt.
3. Trzymaj lewy przycisk myszy i przeciągnij przez pozostałe komórki, zwalniając po zakończeniu.

Inny przykład sfałszowanej serii przenosi nas w przeszłość. Załóżmy, że chcesz wpisać daty w kolumnie, która jest pierwszym dniem każdego miesiąca.

1. Dodaj pierwsze dwie daty w serii dla programu Excel do wykrycia jako wzorca.
2. Po zaznaczeniu obu komórek przesuń kursor w róg, aż Wypełnij uchwyt.
3. Trzymaj lewy przycisk myszy i przeciągnij przez pozostałe komórki, zwalniając po zakończeniu.

Formuły autouzupełniania

Jeśli ty używaj prostych formuł w programie Excel takie jak suma, średnia, maksymalna lub minimalna funkcja autouzupełniania może się przydać również w tych przypadkach. Może masz arkusz kalkulacyjny z kolumnami liczb lub walut i chcesz podsumować u dołu każdego z nich. To idealny moment na skorzystanie z funkcji Autouzupełnianie.

1. Wybierz pierwszą komórkę zawierające formułę.
2. Przesuń kursor, aby wyświetlić Wypełnij uchwyt.
3. Trzymaj lewy przycisk myszy, przeciągnij przez sąsiednie komórki i puść.

Jak widać na poniższym zrzucie ekranu, skopiowaliśmy formułę w komórkach po prawej stronie tego samego wiersza i skopiowaliśmy ją poprawnie!

Formatowanie autouzupełniania

Inną wygodną funkcją autouzupełniania w programie Excel jest możliwość wypełniania formatowania. Może komórki w twoim arkuszu kalkulacyjnym są sformatowane w określony sposób i chcesz przenieść to formatowanie do sąsiednich komórek.

1. Wybierz komórkę z formatowaniem, które chcesz skopiować.
2. Przesuń kursor w róg, aż zobaczysz Wypełnij uchwyt.
3. Tym razem trzymaj prawy przycisk myszy i przeciągnij przez komórki, w których chcesz zastosować formatowanie.
4. Puść przycisk, a zobaczysz menu skrótów.
5. Wybierać Wypełnij tylko formatowanie.

Powinieneś zobaczyć, jak te komórki natychmiast przekształcają się w skopiowane formatowanie.

Możesz zauważyć w tym menu skrótów inną opcję formatowania: Wypełnij bez formatowania. Jest to wygodna opcja, jeśli chcesz automatycznie wypełnić dane z komórek, ale zrób to bez kopiowania formatowania. Więc pamiętaj o tym i sprawdź nasz samouczek dotyczący formatowania warunkowego w programie Excel aby uzyskać jeszcze więcej sposobów stosowania formatowania.

Autouzupełnianie w programie Excel to prosta oszczędność czasu

Jeśli chodzi o wprowadzanie danych do arkusza kalkulacyjnego Excel, każdy sposób, w jaki możesz uchronić się przed tym żmudnym zadaniem, jest bezcenny. Dlatego właśnie autouzupełnianie w programie Excel jest tak wspaniałą funkcją!

Daj nam znać, czy to działa dla Ciebie! Możesz do nas zadzwonić Świergot lub Facebook swoimi myślami.

Opinie

Co to jest kapitał osobisty? Przegląd 2019, w tym sposób, w jaki używamy go do zarządzania pieniędzmi

Niezależnie od tego, czy zaczynasz od inwestowania, czy jesteś doświadczonym traderem, Personal Capital ma coś dla każdego. Oto spojrzenie na ...