Jak wyświetlić ukryte dane w programie Word przed udostępnieniem dokumentów

Jak

PrzezSandy Writtenhouse

Ostatnia aktualizacja23 lutego 2021 r

Bierzemy różne środki ostrożności z naszymi informacjami cyfrowymi w te dni. Ale jedna rzecz, o której prawdopodobnie nie myślisz, to dane dołączone do dokumentów tworzonych w programie Microsoft Word.

Nie wiedząc o tym, możesz udostępnić dokument zawierający ukryty tekst, komentarze, dane osobowe, szczegóły dotyczące wysłania do recenzji i nie tylko. Tutaj pokażemy, jak sprawdzić dokument pod kątem tego typu szczegółów w samym dokumencie i w metadanych oraz usunąć je z dokumentu Word.

Wyświetl ukryte dane w swoim dokumencie

Po pierwsze, Microsoft zaleca że korzystasz z poniższego procesu na kopii swojego dokumentu, a nie na oryginale. Powodem tego jest to, że jeśli użyjesz tego narzędzia do usunięcia danych, późniejsze ich przywrócenie może nie być możliwe. W zależności od szczegółów, jakie znajdzie inspektor, przeznaczenie dokumentu i komu planujesz go udostępnić, rozważ tę opcję.

Aby wyświetlić te ukryte dane, otwórz dokument, który chcesz sprawdzić, a następnie wykonaj następujące kroki.

1. Kliknij Plik i wybierz Informacje po lewej stronie.
2. Kliknij obok opcji Sprawdź dokument Sprawdź problemy. Zanim klikniesz ten przycisk, możesz zobaczyć obok niego szczegóły wraz z podsumowaniem tego, co już zostało znalezione.
3. Wybierz Sprawdź dokument.
4. Jeśli jeszcze nie zapisałeś swojego dokumentu, możesz zostać poproszony o zrobienie tego. Wybierać tak lub Nie według twoich preferencji.
5. Kiedy Inspektor dokumentów wyświetla się, zaznacz pola przy wszystkich elementach, których ma szukać narzędzie. Masz prawie tuzin kategorii, od komentarzy i poprawek po niestandardowy XML i niewidoczną zawartość.
6. Kliknij Sprawdzać.

Zobaczysz wtedy wyniki inspekcji. Zielone znaczniki wyboru oznaczają, że nie znaleziono żadnych elementów. Czerwone wykrzykniki wskazują, że elementy zostały znalezione, a zobaczysz dokładnie, jakie to są.

Teraz piłka jest na twoim korcie. Możesz kliknąć Usuń wszystko obok znalezionych elementów, aby usunąć je z dokumentu. Albo możesz Blisko narzędzie, wprowadź zmiany samodzielnie, a następnie ponownie je przeanalizuj.

Zwróć uwagę na ostrzeżenie u dołu narzędzia, które powtarza oświadczenie firmy Microsoft: Niektórych zmian nie można cofnąć. Więc pamiętaj o tym przed naciśnięciem przycisku Usuń wszystko.

Oczywiście nie wszystkie elementy są tak ważne jak inne, więc możesz się nie martwić, jeśli twoje udostępniony dokument zawiera niektóre z nich. Na przykład, jeśli dokument zawiera nazwę użytego szablonu, możesz pozwolić, aby ten element pozostał.

Przyjrzyjmy się dokładniej typom elementów zawartych w kategoriach Inspektora dokumentów.

Szczegóły inspektora dokumentów programu Word

Nie jest to wyczerpująca lista elementów, które mogą być zawarte w dokumencie programu Word. Ale daje dobre wyobrażenie o kategoriach i elementach, na które należy zwrócić uwagę podczas korzystania z narzędzia. Aby uzyskać pełną listę w miarę ewolucji, zapoznaj się z Strona pomocy Microsoft dla ukrytych danych.

• Komentarze, poprawki, wersje i adnotacje: komentarze, oznaczenia poprawek, szczegóły wersji dokumentu i adnotacje odręczne.
• Właściwości dokumentu i informacje osobiste: Właściwości dokumentu (podsumowanie, statystyki i właściwości dokumentu), listy tras, szczegóły dotyczące wysyłania do recenzji, właściwości serwera dokumentów, informacje o typie zawartości, nazwa szablonu i użytkownik Nazwa.
• Ukryty tekst: Tekst sformatowany jako ukryty w twoim dokumencie.
• Niewidoczna zawartość: obiekty sformatowane jako niewidoczne w dokumencie.
• Nagłówki, stopki i znaki wodne
• Niestandardowe dane XML
• Dodatki okienka zadań
• Dokumenty osadzone
• Makra, formularze i kontrolki ActiveX
• Zwinięte nagłówki
• Atrament

Jak widzisz, są pewne elementy, które chcesz, aby były bardziej prywatne niż inne. Więc kieruj się najlepszą oceną. A jeśli obawiasz się, że nie możesz przywrócić czegoś, co usuniesz za pomocą Inspektora dokumentów, rozważ zapisanie oryginalnego dokumentu (przed użyciem narzędzia) i udostępnienie kopii (po użyciu narzędzia) zamiast.

Chroń swoje dane podczas udostępniania dokumentów Word

Proces przeprowadzania kontroli dokumentu zajmuje mniej niż jedną minutę. Dlatego warto poświęcić chwilę, aby upewnić się, że nie udostępniasz czegoś osobistego lub wrażliwego.

Aby uzyskać więcej informacji na temat bezpieczeństwa danych, zapoznaj się z jak chronić komputer z systemem Windows przed oprogramowaniem ransomware i jak trwale zniszczyć pliki w systemie Windows zbyt.

oferty

Dopasowywanie cen w sklepie: jak uzyskać ceny online podczas zakupów w sklepie

Kupowanie w sklepie nie oznacza, że ​​musisz płacić wyższe ceny. Dzięki gwarancji dopasowania ceny możesz uzyskać rabaty online podczas zakupów w ...

Jak

Jak podarować subskrypcję Disney Plus cyfrową kartą podarunkową

Jeśli lubisz Disney Plus i chcesz się nim podzielić z innymi, oto jak kupić subskrypcję Disney + Gift na ...

Jak

Twój przewodnik po udostępnianiu dokumentów w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach Google

Możesz łatwo współpracować z aplikacjami internetowymi Google. Oto Twój przewodnik dotyczący udostępniania w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach Google z uprawnieniami ...