Porady dotyczące dodawania list rozwijanych i sprawdzania poprawności danych do arkuszy kalkulacyjnych Excel 2010

W programach Excel 2010 i 2007 przydatną funkcją, z której cały czas korzystam w sezonie budżetowym, jest funkcja sprawdzania poprawności danych, która umożliwia utworzenie w komórce listy rozwijanej do wypełniania pól. Ponieważ kilku z nas wspólnie pracuje nad budżetem, korzystając z list rozwijanych mogę znormalizować dane, oszczędzając mi i moim współpracownikom dużo czasu podczas i na końcu procesu. To tylko jeden przykład, ale zgaduję, że rozumiesz. Jeśli nie, otwórz Excel 2010 lub 2007 i śledź dalej, aby zobaczyć magię rozwijanych list Excela!

Chociaż zwykle dodam listy rozwijane sprawdzania poprawności danych do całych kolumn, możesz również dodać listę rozwijaną do poszczególnych komórek. W poniższym przykładzie utworzę listę rozwijaną do całej kolumny, aby pomóc mi rozwinąć kategorię gatunku w mojej kolekcji muzycznej.

Krok 1 - Wybierz komórki, do których chcesz dodać sprawdzanie poprawności

Kliknij kolumnę, aby podświetlić całą kolumnę.

Krok 2 - Wstążka danych

Po wybraniu żądanych komórek Kliknij Dane kartę na wstążce, a następnie Kliknij Walidacji danych narzędzie.

Krok 3 - Kryteria walidacji

Od Ustawienia Patka, Kliknij listę rozwijaną Zezwalaj i Kliknij Lista.

Krok 4 - Lista rozwijana

w S.dostępne są dwie różne opcje.

1. Jeśli masz już kilka wierszy z danymi listy, możesz po prostu wybrać te pola. Dlatego zwykle używam IE: używam ukrytej kolumny gdzieś w moim arkuszu kalkulacyjnym, jednak dla uproszczenia sugeruję # 2 do tego ćwiczenia.
2. Ręcznie wprowadź dane dla menu rozwijanego przez Pisanie na maszynie je w polu oddzielając je przecinkiem.

Kliknijdobrze zapisać.

Krok 5 - Opcjonalnie: Komunikat wejściowy + alert o błędzie

Istnieją dwie dodatkowe zakładki sprawdzania poprawności danych, których możesz użyć, jeśli chcesz. Pierwszy to Wiadomość wejściowa, ta karta umożliwia przypisanie małego wyskakującego komunikatu, który pojawia się za każdym razem, gdy ktoś wybierze komórkę z przypisaną weryfikacją danych. Drugi to Alert o błędzie, pozwoli ci to skonfigurować komunikat, gdy ktoś spróbuje wprowadzić informacje w komórce, które nie pasują do tego, co umieściłeś w źródle.

Gotowy!

Teraz wszystkie komórki, które początkowo wybrałeś, będą miały funkcję menu rozwijanego z listą, którą możesz wybrać dla komórki. Te komórki będą teraz moderowane / znormalizowane przez sprawdzanie poprawności danych, więc będziesz mógł wprowadzić tylko jedną z opcji źródłowych do komórki. Jeśli użytkownik zrobi listę rozwijaną i wybierze, nie ma problemu. Jeśli to wpisze, nie ma problemu. Jeśli wpisze NIEPRAWIDŁOWE dane, otrzymają komunikat o błędzie, jak skonfigurowano powyżej w kroku 5 (jeśli skonfigurowano komunikat o błędzie itp.).

Wniosek

Jak wspomniałem na wstępie, używam list rozwijanych przez cały czas w pracy i w domu, koordynując artykuły tutaj na groovyPost. Dokumenty Google obsługują również tę funkcję, więc zapoznaj się z samouczkiem instruktażowym za kilka dni.