Jak zrobić archiwum przenośnego formatu dokumentów (PDF / A)

PDF / A jest surowym standardem przenośnego formatu dokumentów Adobe (PDF), którego sądy federalne w Stanach Zjednoczonych wymagają do prezentacji i archiwizacji (tam, gdzie jest „A”) dokumentów PDF. Oto prosta technika tworzenia plików PDF / zgodnych z zaleceniami sądu.

Koncepcja PDF / A jest prosta, ale instrukcje dostarczone przez różnych dostawców są strasznie skomplikowane. Oto prosty sposób, aby to zrobić. Na przykład używam Adobe Pro 9.3, ale działa to na Adobe Standard 7 i nowszych wersjach. Im wyższa wersja, tym lepiej.

Najpierw otwórz plik PDF, który chcesz przekonwertować na format PDF / A. Na powierzchni zwykły plik PDF i plik PDF / A będą wyglądały tak samo. Różnice są pod maską.

Wybierz opcję Plik / Zapisz jako „Skrypt postu”. Ma rozszerzenie .ps.

Teraz zamknij plik PDF i otwórz program Acrobat Distiller.

Wybierz Ustawienia / Edytuj ustawienia Adobe PDF.

Przejdź do Czcionki, aby upewnić się, że osadziłeś wszystkie czcionki w dokumencie. W tym przypadku już osadziłem mój.

Teraz otwórz plik PDF.ps. Po prostu otwierając go, Distiller automatycznie przekonwertuje go na zgodny plik PDF / A.

Ale czy to jest naprawdę zgodne? Sprawdźmy.

Otwórz nowo utworzony plik PDF w programie Adobe Pro (lub Standard) i uruchom Preflight, przechodząc do Advanced / Preflight.

Teraz przeanalizuj. Wybierz PDF / A-1b, chyba że sąd zażąda inaczej.

Nie znaleziono problemów! Sądy federalne zaakceptują to. Skontaktuj się z rządem swojego kraju - jeśli mieszkasz poza USA - czy format PDF / A jest formatem wymaganym przez sądy.

Jeśli Ty lub Twoja firma wykonacie jakąkolwiek pracę federalną, ten nowy wymóg dotyczący plików PDF / A z pewnością wpłynie na sposób tworzenia i pracy z dokumentami PDF.