Jak skonfigurować i zarządzać autoarchiwizacją w programie Outlook 2010

Jak

Za pomocąAustin

Ostatnia aktualizacja20 sierpnia 2021

Od początku programu Outlook firma Microsoft zawsze uwzględniała Archiwum i Archiwum automatyczne funkcje, a Outlook 2010 nie jest wyjątkiem. Funkcja autoarchiwizacji automatycznie przenosi lub usuwa starsze wiadomości e-mail z głównej skrzynki pocztowej do pliku danych archiwum przechowywanego na lokalnym dysku twardym. Te pliki są nazywane plikami .PST. W przeszłości, kiedy Pliki .PST programu Outlook miały limit 2 GIG, funkcja archiwum była o wiele ważniejsza, ponieważ archiwizowała starsze wiadomości e-mail z podstawowego pliku .PST i do pliku Archive.pst. Biorąc to pod uwagę, mimo że pliki .PST w programie Outlook 2010 mają limit 20 gigabajtów, nadal dobrze jest pozwolić mu zarządzać starszą pocztą e-mail, aby zachować małe pliki .PST i zwiększyć wydajność systemu.

Do czego służy funkcja autoarchiwizacji?

Autoarchiwizacja zmniejsza rozmiar skrzynki pocztowej, usuwając lub przenosząc stare elementy do pliku danych archiwalnych lub .PST. Proces działa prawie tak samo, niezależnie od tego, czy korzystasz z Microsoft Exchange w pracy, IMAP lub POP z konfiguracji domowej lub małej firmy. Zasadniczo przypomina to zdjęcie kilku stosów papieru z biurka i umieszczenie ich w zorganizowanej szafce na dokumenty z szybkim dostępem lub pliku .PST, jak wspomniano powyżej. Ten proces różni się od eksportowania na dwa sposoby. Eksportowanie umożliwia przeniesienie wiadomości e-mail do wielu różnych formatów zewnętrznych, podczas gdy archiwizacja pozwala tylko przenieść starsze wiadomości e-mail do pliku .pst lub całkowicie usunąć wiadomość e-mail. Archiwizacja umożliwia również łatwiejszy dostęp do starych wiadomości e-mail, ponieważ w okienku nawigacji programu Outlook znajduje się karta. Oczywiście możesz również skonfigurować autoarchiwizację, aby usunąć również starą pocztę.

Jak włączyć domyślną autoarchiwizację dla wszystkich folderów programu Outlook 2010

1. W programie Microsoft Outlook i kliknij Plik menu i wybierz Opcje.

2. W menu Opcje kliknij Zaawansowany a następnie kliknij Ustawienia autoarchiwizacji przycisk.

3. Kliknij pole wyboru dla Uruchamiaj autoarchiwizację co [14] dni. W tym miejscu możesz dalej dostosować ustawienia autoarchiwizacji dla programu Outlook 2010; jednak domyślnie po włączeniu autoarchiwizacja przeniesie (nie usunie) całą pocztę starszą niż sześć miesięcy do pliku Archive.pst. Proponuję zachować Pytaj przed uruchomieniem autoarchiwizacji zaznaczone, abyś był powiadamiany za każdym razem, gdy zdarzy się archiwum. Zdziwiłbyś się, jak często ludzie pytają mnie o brakujące wiadomości. Zwykle jest to funkcja autoarchiwizacji. Gdy masz już odpowiednie ustawienia, kliknij Zastosuj teraz te ustawienia do wszystkich folderów.

Jeśli wykonałeś powyższe kroki, autoarchiwizacja włączy wszystkie wiadomości programu Outlook. Jeśli istnieje folder, który chcesz wykluczyć z autoarchiwizacji, lub jeśli chcesz, aby dotyczył tylko kilku folderów, możemy to zrobić. Outlook 2010 umożliwia dostosowanie ustawień autoarchiwizacji dla każdego folderu; Oto jak.

Zmień ustawienia autoarchiwizacji dla pojedynczych folderów programu Outlook 2010

4. W programie Outlook spójrz na okienko nawigacyjne po lewej stronie. Stamtąd kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny folder i wybierz Nieruchomości aby ustawić zasady autoarchiwizacji.

5. W wyświetlonym oknie Właściwości skrzynki odbiorczej kliknij przycisk Archiwum automatyczne patka. Tutaj możesz dostosować ustawienia autoarchiwizacji dla tego folderu, a nawet całkowicie wyłączyć autoarchiwizację.

W porządku, teraz wiemy, jak autoarchiwizować poszczególne foldery. Ale co, jeśli w ogóle nie chcesz korzystać z autoarchiwizacji? Jeśli nie jesteś fanem funkcji automatycznej, nadal możesz korzystać z Archiwizacji, korzystając z procesu ręcznego.

Jak ręcznie archiwizować elementy

6. W Outlooku kliknij Plik> Informacje zakładka menu i wybierz Narzędzia do czyszczenia > Archiwum.

7. W wyświetlonym oknie dialogowym Archiwum wybierz, które: Lornetka składana chcesz Archiwum. Ten proces jest prawie taki sam jak autoarchiwizacja, z wyjątkiem tego, że jest to transakcja jednorazowa. Coś innego polega na tym, że możesz nawet zastąpić właściwość "Nie autoarchiwizuj", jeśli zastosowałeś to do niektórych folderów, ale jest to opcjonalne.

Gdzie znajdują się zarchiwizowane elementy programu Outlook?

8. W programie Outlook możesz uzyskać dostęp do zarchiwizowanych elementów z folderu Archiwum w okienku nawigacji poczty e-mail po lewej stronie.

9. Możesz także uzyskać dostęp do archiwów z Outlooka .pst plik, w którym przechowują. Możesz się tam dostać, klikając Plik > Otwórz zakładka menu i wybierz Otwórz plik danych programu Outlook.

10. Domyślnie lokalizacja pliku pst archiwum programu Outlook to:

%UserProfile%Dokumenty Pliki Outlook

Jeśli wcześniej nie korzystałeś z archiwizacji w Outlooku, spróbuj. Z pewnością pomoże to w utrzymaniu porządku i przeniesieniu starych, nieużywanych wiadomości e-mail z głównej skrzynki pocztowej/pliku .PST. To także dobry sposób na kontrolowanie rozmiaru pliku .PST. A to pomoże w wydajności systemu!

Jak

Jak znaleźć klucz produktu Windows 11?

Jeśli potrzebujesz przenieść klucz produktu Windows 11 lub po prostu potrzebujesz go do czystej instalacji systemu operacyjnego,...

Jak

Jak wyczyścić pamięć podręczną Google Chrome, pliki cookie i historię przeglądania?

Chrome doskonale radzi sobie z przechowywaniem historii przeglądania, pamięci podręcznej i plików cookie, aby zoptymalizować wydajność przeglądarki online. Jej jak...

Oferty

Dopasowywanie cen w sklepie: jak uzyskać ceny online podczas zakupów w sklepie?

Kupowanie w sklepie nie oznacza, że ​​musisz płacić wyższe ceny. Dzięki gwarancjom dopasowywania cen możesz uzyskać rabaty online podczas zakupów w...