Co to są pliki PST programu Outlook i dlaczego ich używać… czy nie?

Wyjaśnienie

Za pomocąSteve Krause

Ostatnia aktualizacja27 października 2021

Prawie wszyscy, z którymi rozmawiam w pracy, narzekają na rozmiar swojego firmowego konta e-mail. Zwykle nie stanowi to problemu (ale ludzie wciąż narzekają), ponieważ gdy skrzynka pocztowa zbliża się do limitu, większość serwery poczty e-mail (takie jak Microsoft Exchange) ostrzegają użytkownika, aby mógł wyczyścić skrzynkę pocztową przed serwer wymusza ogranicza ich rozmiar, ograniczając wysyłanie/odbieranie z serwera.

Teraz to wszystko jest w porządku i Dandy DO CZAS… pojedziesz na wakacje na kilka dni, te ostrzeżenia o rozmiarze e-mail przychodzą i odchodzą, a potem bam! Twoja skrzynka pocztowa jest pełna i nie możesz już wysyłać/odbierać wiadomości e-mail z telefonu komórkowego, a nawet OWA (Outlook Web Access). Odebrałem telefon milion razy. Mój iPhone nie może wysyłać e-maili, pomóż!

• Więc co robić?
• Czy istnieje rozwiązanie tych niewystarczająco dużych skrzynek pocztowych?
• Co powinienem zrobić przed wyjazdem na wakacje?

Teraz przedstawiam niesławny (według IT) Plik PST programu Outlook.

Co to są pliki PST programu Outlook?

• Pliki danych programu Outlook lub pliki .PST programu Microsoft Outlook (ponieważ są one bardziej znane) można tworzyć za pomocą Microsoft Outlook do przenoszenia lub kopiowania wiadomości e-mail i załączników z konta skrzynki pocztowej serwera do lokalnego PC. Zasadniczo jest to lokalny plik archiwum lub magazynu, który tworzysz do przechowywania wiadomości e-mail i załączników na dysku twardym komputera, dysku USB lub udziale serwera (w zależności od tego, gdzie je tworzysz i przechowujesz).

Ile można przechowywać w plikach .PST programu Outlook?

• Przed Outlookiem 2003/2007 pliki .PST mogły przechowywać tylko 2 gigabajty wiadomości e-mail i załączników. W programach Outlook 2003 i Outlook 2007 format uległ zmianie, umożliwiając w razie potrzeby wzrost plików .PST do ponad 20 gigabajtów, chyba że domyślny konfiguracja jest zmodyfikowana.
• Szczerze mówiąc, nie pozwól im zdobyć 20 Gigów. To jest dużo lepszym pomysłem, aby zachować pliki .PST nie większe niż kilka koncertów. Jeśli potrzebujesz więcej miejsca, utwórz nowy plik .PST zamiast tworzyć olbrzymi Archiwa .PST. Im większe pliki .PST, tym większa szansa na uszkodzenie i utratę danych (plus tym trudniej będzie utworzyć kopię zapasową złych chłopców). Możesz dołączyć tyle plików .PST pliki do klienta Outlook, gdy potrzebujesz, więc po prostu rozdziel swoje wiadomości e-mail logicznie na wiele plików .PST, jeśli chcesz przechowywać więcej niż kilka starych GIG e-mail.
• WSKAZÓWKA – Jeśli używasz plików .PST do archiwizowania starych wiadomości e-mail, skompresuj je po skopiowaniu do nich wszystkich starych danych. E-mail to zazwyczaj tylko tekst, więc BARDZO ładnie się kompresuje.

Jak mogę tworzyć pliki .PST programu Outlook?

• To ŁATWE, oto kilka poradników dla Perspektywy 2007, 2013, oraz 2016.

Po co używać/tworzyć plików .PST? Korzyści?

Rozmiar skrzynki pocztowej

• Pamiętasz pierwszy akapit tego artykułu? Większość administratorów poczty e-mail ogranicza rozmiar firmowych skrzynek pocztowych. Im większa skrzynka pocztowa, tym więcej potrzebują miejsca na dysku, tym więcej potrzebują do tworzenia kopii zapasowych ORAZ im więcej CZASU potrzebują na wykonanie tych kopii zapasowych.
• Jeśli jesteś paczką poczty e-mail (tak jak ja), skrzynka pocztowa o wielkości 200 megabajtów po prostu jej nie wytnie. Właśnie tam pojawiają się pliki .PST. Po prostu utwórz plik .PST i przeciągnij i upuść w nim swój e-mail. Działają jak zwykły folder skrzynki pocztowej w Outlooku. Przeciągnij i upuść. To proste! Forum>.
• Najnowsze wersje Windows Search indeksują skrzynkę pocztową ORAZ wszystkie lokalne pliki .PST (konfigurowalne) które umożliwiają niemal natychmiastowy dostęp do wszystkich wiadomości e-mail za pośrednictwem funkcji wyszukiwania wbudowanych w Microsoft Perspektywy.

Kopia zapasowa i odzyskiwanie po awarii

• Jeśli nie masz (lub nie ufasz) administratorowi poczty e-mail, który regularnie wykonuje kopie zapasowe serwera poczty e-mail, a następnie kopiuje pocztę (tak, nie musisz PRZENIEŚ pocztę do plików .PST, możesz ją również skopiować) do lokalnego pliku .PST to szybka i łatwa metoda, aby zapewnić możliwość odzyskania wiadomości e-mail na serwerze DR scenariusz.

Ruchliwość

• Pliki .PST umożliwiają przenoszenie poczty e-mail. Załóżmy na przykład, że chcesz przenieść e-mail z jednej skrzynki pocztowej do drugiej. Na przykład, być może zmieniasz pracę i chcesz przynieść stary e-mail. A może zmieniasz dostawcę usług hostingowych. ALBO może chcesz skopiować swoją osobistą i służbową pocztę e-mail do pliku .PST, przechowywać ją na małym dysku USB i zawsze mieć przy sobie. Jak powiedziałem, pliki .PST zapewniają bardzo przenośność poczty. I tak, tak samo jest z kontem GMAIL, ale ten artykuł nie dotyczy GMAIL :)

Bezpieczeństwo

• Czy wiesz, że prawie niemożliwe jest śledzenie/kontrolowanie, czy Twój informatyk/dział IT czyta Twoją wiadomość e-mail? Przeniesienie „poufnych” lub „poufnych” wiadomości e-mail z serwera poczty e-mail / Exchange do lokalnego pliku .PST dodaje warstwę bezpieczeństwa.
• Notatka: Większość działów IT ma możliwość pobierania plików .PST bez Twojej wiedzy bezpośrednio z dysku twardego w pracy. Z tego powodu konieczne jest zastosowanie dodatkowych zabezpieczeń na dysku twardym komputera. Niedługo napiszę artykuł na ten temat, ale na razie spójrz na ten artykuł. To trochę "GEEKY", więc wkrótce omówię artykuł, który wyjaśnia kilka opcji zabezpieczania plików .PST.

Jakie są wady korzystania z plików .PST?

Dostęp zdalny

• Gdy poczta jest przeniósł do pliku .PST, nie będzie już dostępny na serwerze za pomocą aplikacji zdalnego dostępu, takich jak OWA lub telefony komórkowe, które synchronizują się ze skrzynką pocztową. Aby uzyskać dostęp do wiadomości e-mail w plikach .PST, musisz użyć pełnego klienta Microsoft Outlook. W takich sytuacjach może pomóc mały dysk USB. Jednak nadal nie jest to tak wygodne, jak pozostawianie wiadomości e-mail na serwerze.

Ludzie cię nie polubią i możliwe, że stracisz pracę

• Pliki .PST z biegiem czasu (w zależności od liczby otrzymywanych/przechowywanych wiadomości e-mail) mogą zajmować DUŻO miejsca na lokalnym komputerze lub udziale serwera, w zależności od tego, gdzie je przechowujesz. Informatycy nienawidzą wszystkiego, co zmusza ich do pracy nad czymkolwiek, chyba że budują swoje CV, więc umieszczanie gdzieś dużej ilości danych, które będzie wymagało od nich zakupu większej ilości miejsca na dysku, denerwuje ich.
• Korporacyjne działy prawne i większość działów zarządzania dokumentacją nie lubi plików .PST, ponieważ umożliwiają one użytkownikowi końcowemu łatwe ignorowanie lub omijanie firmowych zasad przechowywania/niszczenia dokumentów.
• Zespoły ds. bezpieczeństwa informacji korporacyjnych również nie lubią plików .PST, ponieważ jeśli kiedykolwiek poprosi ich o to dział prawny odzyskać dane do pozwu lub nakazu sądowego, pliki .PST mogą pogorszyć koszt i wysiłek związany z danymi powrót do zdrowia.

Wydajność systemu i mózgu

• Im więcej masz wiadomości e-mail, tym więcej wiadomości e-mail musisz śledzić i przetwarzać zarówno Ty, jak i Twój komputer.
• Ponieważ więcej wiadomości e-mail i załączników jest indeksowanych przez wyszukiwarkę systemu Windows (lub inny program do indeksowania poczty e-mail/systemu), indeks będzie większy ORAZ wyszukiwanie potrwa dłużej.

Mam więc nadzieję, że odpowiedziałem na wszystkie pytania dotyczące plików .PST programu Microsoft Outlook i omówiłem niektóre zalety i wady wysokiego poziomu. Ale na wypadek, gdybym coś przeoczył, proszę zostawić komentarz lub zadać pytanie w moim forum.

Jak

Jak znaleźć klucz produktu Windows 11?

Jeśli potrzebujesz przenieść klucz produktu Windows 11 lub po prostu potrzebujesz go do czystej instalacji systemu operacyjnego,...

Jak

Jak wyczyścić pamięć podręczną Google Chrome, pliki cookie i historię przeglądania?

Chrome doskonale radzi sobie z przechowywaniem historii przeglądania, pamięci podręcznej i plików cookie, aby zoptymalizować wydajność przeglądarki online. Jej jak...

Oferty

Dopasowywanie cen w sklepie: jak uzyskać ceny online podczas zakupów w sklepie?

Kupowanie w sklepie nie oznacza, że ​​musisz płacić wyższe ceny. Dzięki gwarancjom dopasowywania cen możesz uzyskać rabaty online podczas zakupów w...