Porady dotyczące udostępniania Dokumentów Google i zarządzania udostępnianiem

Dokumenty Google udostępniają niemal każdemu, ale jest więcej sztuczek niż tylko e-maile do twoich kontaktów. Funkcje udostępniania i edycji są idealne do współpracy przy projektach z innymi studentami, współpracownikami i przyjaciółmi lub rodziną. Pamiętaj jednak, że gdy zaprosisz inne osoby do przeglądania Twoich dokumentów, mogą one również udostępnić je innym osobom.

Istnieje kilka różnych sposobów udostępniania Dokumentów Google innym osobom. Po pierwsze, masz klasyczne udostępnianie e-maili. Jeśli korzystasz z Dokumentów Google, możesz je załączyć i automatycznie wysyłać wiadomości e-mail na listę kontaktów. Innym sposobem jest użycie „tajnego adresu URL”, który pozwoli każdemu odwiedzającemu ten adres URL na przeglądanie, a nawet edycję dokumentu. Spójrzmy na kilka różnych sposobów.

Jak szybko udostępniać dokumenty w Dokumentach Google

Pierwszą rzeczą, którą musisz zlokalizować, jest Dzielić menu; kiedy to zrobisz -Kliknij to. W menu rozwijanym zobaczysz kilka różnych opcji udostępniania dokumentów innym osobom. Nie zapominaj, że wszystko, co robisz w tym menu, wpłynie tylko na dokumenty, które masz

W zakładce Pobierz link do udostępniania dostępne są dwa ustawienia do dostosowania. Górne pole wyboru pozwoli każdemu, kto wejdzie na link, zobaczyć Twój dokument, nawet jeśli nie ma on konta Dokumentów Google. Drugi link umożliwi im to edytować twój dokument. To włączenie oznacza, że ​​mogą tworzyć kopie, udostępniać je innym i całkowicie zmieniać dokument.

Uważaj, komu podasz ten link. Jeśli ktoś udostępni ten link komukolwiek innemu, prywatność Twojego dokumentu może zostać naruszona. Ten scenariusz jest szczególnie prawdziwy, jeśli masz Sprawdzone pozwolić tej osobie na edytować.

The bezpieczniejszy sposób udostępnienie dokumentów będzie wymagało nieco więcej pracy, ale w zamian zapewni ci konkretny dostęp do tego, kto może wyświetlać i edytować Twój dokument. Po udostępnieniu dokumentu osobie korzystającej z Zapraszamludzie funkcja pojawi się w Dokumentach Google jako Podziel sie ze mna. Funkcja udostępniania edycji również jest tutaj taka sama, więc każdy, komu dajesz uprawnienia do edycji, będzie mógł to zrobić Dzielić twój dokument z innymi.

Uwaga: funkcję umożliwiającą edytorom udostępnianie dokumentu można wyłączyć na karcie Uprawnienia zaawansowane.

Śledzenie zmian!

Powiedz, że dałeś komuś uprawnienia do edytowania dokumentu i nie masz pewności, jakie aktualizacje zmienili? A może podzieliłeś się swoim Dokumentem tylko z mnóstwem ludzi i ktoś go sabotował? Historia zmian pozwala zobaczyć zmiany dokonane w dokumencie między zapisami, a także kto go zmienił. Ta przejrzystość pomogłaby zachować porządek, gdyby powstały zamieszanie!