Jak najlepiej wykorzystać tabele przestawne w programie Excel

Jak

PrzezBen Stockton

Ostatnia aktualizacja dnia17 stycznia 2020 r

Tabele przestawne doskonale nadają się do analizy danych, zwłaszcza jeśli arkusz kalkulacyjny Excel zawiera wiele arkuszy. Tworzenie tabeli przestawnej w programie Excel to jedno, ale efektywne korzystanie z tej potężnej funkcji to coś innego.

To może wydawać się trudne, ale gdy już opanujesz korzystanie z tabel przestawnych, wszystko jest możliwe. Oto kilka ważnych wskazówek, jak najlepiej wykorzystać tabele przestawne w programie Excel.

Korzystanie z dynamicznych zakresów danych

Podczas tworzenia tabeli przestawnej używasz zestawu danych (na przykład komórki A1 do D4). Utworzenie standardowej tabeli Excel z zestawu danych przed utworzeniem tabeli przestawnej oznacza, że ​​po dodaniu lub usunięciu danych tabela przestawna powinna zostać automatycznie zaktualizowana. Oznacza to, że informacje zawarte w tabeli przestawnej zawsze będą dokładne.

Aby to zrobić, wybierz komórkę w zestawie danych, a następnie naciśnij Ctrl + T na twojej klawiaturze. naciśnij dobrze w celu potwierdzenia i utworzenia podstawowej tabeli Excela.

Z nowej tabeli możesz utworzyć tabelę przestawną, która będzie aktualizowana po zmianie danych. Kliknij Projektowanie> Podsumuj za pomocą tabeli przestawnej zrobić to.

Możesz wtedy utwórz tabelę przestawną programu Excel jak zwykle, pozostawiając tabelę jako zakres danych. Przed kliknięciem ustaw miejsce utworzenia tabeli przestawnej dobrze stworzyć. Po utworzeniu dodaj pola danych, które chcesz zobaczyć w tabeli przestawnej.

Jeśli tabela przestawna nie aktualizuje się automatycznie w celu odzwierciedlenia jakichkolwiek zmian w zestawie danych, kliknij Analiza> Odśwież ręcznie odświeżyć.

Korzystanie z sum procentowych

Sumy pokazane w tabeli przestawnej będą zwykle wyświetlane jako liczby, ale można je zmienić na wartości procentowe. Na przykład zestaw danych zawiera informacje o grupie studentów z kolumną oznaczoną etykietą Nieodebrana klasa co wskazuje, czy kiedykolwiek opuścili klasę.

Aby obliczyć odsetek uczniów w tej grupie, którzy nigdy nie opuścili zajęć, w porównaniu do liczby, którzy je mieli, moglibyśmy użyć wartości procentowej. Aby to zrobić, kliknij prawym przyciskiem myszy liczbę w kolumnie, którą chcesz zmienić, a następnie naciśnij Pokaż wartości jako>% sumy całkowitej.

Zaktualizowana tabela pokaże sumy procentowe - w tym przypadku 90% dla Nie, 10% dla tak. Istnieją inne opcje, w tym % kolumny ogółem, jeśli wolisz ich użyć.

Zmiana nazwy etykiet nagłówka tabeli przestawnej

Podczas tworzenia tabeli przestawnej nagłówki z istniejącego zestawu danych służą do oznaczania kolumny. Podczas manipulowania danymi za pomocą SUM lub innych funkcji, Excel zwykle tworzy mało wyobraźni nagłówek, aby dopasować dane manipulowane do funkcji.

W naszym przykładzie obliczanie liczby studentów korzystających z legitymacja studencka kolumna tworzy nagłówek tabeli przestawnej o nazwie Policz of Identyfikator studenta. Jest to nieco oczywiste, ale nagłówek można nadal zmienić, aby wyjaśnić cel tej tabeli przestawnej.

Aby to zrobić, po prostu edytuj nagłówek tabeli przestawnej, tak jak każdą inną komórkę. Kliknij dwukrotnie komórkę, aby rozpocząć edycję, a następnie zamień tekst. Możesz także kliknij prawym przyciskiem myszy>Ustawienia pola wartości, a następnie wpisz nazwę zastępczą w polu Nazwa niestandardowa pole przed kliknięciem dobrze zapisać.

Twój niestandardowy nagłówek pozostanie na swoim miejscu, chyba że (lub dopóki) nie usuniesz tej kolumny ze swojej tabeli przestawnej.

Korzystanie z drążenia w dół w tabelach przestawnych programu Excel

Jeśli masz tabelę przestawną zawierającą sumy czegoś, możesz drążyć aby szybko wyświetlić informacje, które do niego pasują. Na przykład w tabeli zawierającej liczbę uczniów, którzy opuścili klasę (korzystając z naszego wcześniejsi uczniowie wymieniają zestaw danych), możemy szybko skorzystać z tej metody, aby zobaczyć, kto (lub nie) przegapił klasa.

Aby to zrobić, kliknij dwukrotnie jedną ze swoich sum.

Korzystając z powyższego przykładu, aby wyświetlić wszystkich uczniów, którzy opuścili klasę, kliknij dwukrotnie sumę dla Nie (numer 9 w komórka B4, w Liczba dowodów studenckich kolumna) wyświetli tabelę z pasującymi uczniami w nowym arkuszu.

Zmiana formatowania liczby komórek w tabelach przestawnych

Domyślnie dane w tabeli przestawnej pojawiają się w Generał format numeru komórki. Zamiast ręcznie formatować każdą komórkę do innego formatu liczb, należy ustawić tabelę przestawną, aby to zrobić.

Na przykład dodano kolumnę do naszego zestawu danych listy klas o nazwie Opłata za zestaw sportowy wyświetla zaległą kwotę należną od każdego ucznia za koszt zestawu do gry sportowej, pokazaną w dolarach w oryginalnym stole. Dodanie tych danych do tabeli przestawnej powoduje wyświetlenie informacji w Generał format numeru komórki, a nie poprawny Waluta format.

Aby to zmienić, kliknij prawym przyciskiem myszy etykietę nagłówka w tabeli przestawnej i kliknij Ustawienia pola wartości.

Stamtąd naciśnij Przycisk formatu liczb. Wybierz Waluta z Formatuj komórki menu przed naciśnięciem przycisku dobrze przycisk, aby zapisać.

Dane w tabeli przestawnej zostaną zaktualizowane, aby użyć zaktualizowanego formatowania numeru komórki. W tym przykładzie zmiana z Generał do Waluta dodano znaki dolara do każdej wartości.

Szybkie powielanie tabel przestawnych

Nie musisz tworzyć nowej tabeli przestawnej za każdym razem, gdy chcesz analizować swoje dane w nieco inny sposób. Jeśli chcesz na przykład skopiować tabelę przestawną z niestandardowym formatowaniem, możesz po prostu zduplikować tabelę przestawną.

Aby to zrobić, kliknij komórkę w tabeli przestawnej i naciśnij Ctrl + A aby wybrać tabelę jako całość. Kliknij prawym przyciskiem myszy i naciśnij Kopiujlub naciśnij Ctrl + C na twojej klawiaturze.

Wybierz pustą komórkę w innej pozycji w arkuszu kalkulacyjnym Excel, w tym samym lub innym arkuszu kliknij prawym przyciskiem myszy> Wklej lub naciśnij Ctrl + V. wkleić to.

Nowa tabela będzie identyczna ze starą, z tym samym formatowaniem i zestawem danych. Następnie możesz zmodyfikować tabelę przestawną, aby zgłaszać różne informacje.

Korzystanie z Excela do analizy danych

Chociaż tabele przestawne są przydatne, nie są jedynym sposobem analizowania danych w arkuszu kalkulacyjnym Excel. Możesz połącz swoje dane Excela aby ułatwić zrozumienie lub użycie formatowanie warunkowe aby wyróżnić niektóre części danych.

Z nimi najlepsze funkcje Excela, nowi użytkownicy mogą zacząć działać i rozpocząć tworzenie zaawansowanych arkuszy kalkulacyjnych Excel.