Jak tworzyć szablony dla programów pakietu Microsoft Office

Jak

PrzezJoana Simoes

Ostatnia aktualizacja dnia16 maja 2018 r

Szablon w dokumencie pakietu Microsoft Office przypomina trochę tworzenie wstępnie wydrukowanego formularza - formatujesz i wstawiasz tekst raz, a następnie skupiasz się na wypełnianiu unikatowych danych w przyszłości. Może to być ogromna oszczędność czasu, bez względu na to, czy używasz go wewnętrznie, czy dla innych klientów. Jeśli brzmi to dla Ciebie dobrze, masz szczęście - możesz dowiedzieć się, jak utworzyć szablon w Microsoft Word, Excel, a nawet PowerPoint.

Jak działają szablony w pakiecie Microsoft Office

Po otwarciu aplikacji Microsoft Office, takiej jak Word, Excel lub PowerPoint, masz dwie główne opcje: zacznij od pustego dokumentu lub zacznij od szablonu. Microsoft Office zawiera szereg wbudowanych szablonów, a także mnóstwo szablonów do wyboru online.

Kiedy wybierasz szablon, zaczynasz od nowego dokumentu, ale jego części zostały już wypełnione i sformatowane. Niektóre miejsca będą edytowalne, a inne będą trwałe.

Zapisany dokument z szablonu nie zastępuje szablonu. Możesz wielokrotnie otwierać ten sam szablon, aby tworzyć podobne dokumenty o spójnej formie i formacie.

Jak to działa? Szablony są zapisywane w innym formacie niż zwykłe dokumenty. Dokument programu Word jest na przykład zapisywany jako .docx, a szablon zapisywany jako .dotx. Gdy zapiszesz plik jako szablon, możesz go otworzyć z Nowy okno dialogowe z Osobisty Tab i Word będą wiedzieć, że chcesz utworzyć nowy dokument na podstawie tego szablonu, zamiast otwierać i nadpisywać szablon.

Utwórz szablony w Microsoft Word

Sposób tworzenia szablonów w większości programów pakietu Microsoft Office jest bardzo podobny, ale otrzymasz podział każdego z nich, aby było Ci łatwiej. Zacznijmy od Microsoft Word.

Utwórz dokument tak, jak chcesz, pod względem formatowania, grafiki itp. W razie potrzeby dodaj treść zastępczą.

Gdy będziesz gotowy, aby zapisać go jako szablon, przejdź do Karta Plik a następnie kliknij Zapisz jako

w Zapisz jako typ z listy rozwijanej wybierz Szablon Word.

Nazwij szablon w Nazwa pliku pole, a następnie kliknij Zapisać.

Teraz możesz korzystać z szablonu, kiedy tylko potrzebujesz go z Plik –> Nowy menu.

Utwórz szablony w Microsoft PowerPoint

Prezentacje PowerPoint mogą być czasochłonne, tworzenie szablonów do użycia z PowerPointem to świetny sposób aby zaoszczędzić trochę czasu i nie trzeba zaczynać od zera za każdym razem, gdy trzeba utworzyć nową prezentację. Pomaga także stworzyć spójność i odpowiedni branding prezentacji firmowych.

Utwórz lub otwórz prezentację PowerPoint, dla której chcesz mieć szablon.

Kliknij na Karta Plik a następnie wybierz Zapisz jako

w Zapisz jako typ rozwijana lista, wybierz Szablon PowerPoint

Wpisz nazwę, którą chcesz, aby szablon PowerPoint miał w Nazwa pliku pole i kliknij Zapisać.

Utwórz szablony w Microsoft Excel

Świat arkuszy kalkulacyjnych, tabel i wykresów również potrzebuje szablonów. Oto, co musisz zrobić, aby utworzyć szablon w Microsoft Excel:

Utwórz lub otwórz plik Excel, który chcesz zapisać jako szablon.

Kliknij na Karta Plik i wybierz Zapisz jako

w Zapisz jako typ rozwijana lista, wybierz Szablon Excel

Wpisz nazwę, którą chcesz, aby szablon Excel miał w Nazwa pliku pole i kliknij Zapisać.

Korzystanie z szablonów

Podczas tworzenia i używania szablonów bardzo ważne jest, aby pamiętać, że należy usunąć tekst, który nie będzie wymagany w każdym dokumencie w przyszłości. Zamiast tego możesz po prostu położyć tymczasowe symbole zastępcze gdziekolwiek jest to konieczne i kiedy pracujesz nad nowym projektem, wprowadź prawidłowe informacje dla tego konkretnego projektu. Minimalizuje to szanse na wysłanie komuś dokumentu z niepoprawnymi nazwiskami i statystykami.

Szablony ułatwiają wykonywanie zadań, a także są świetnym sposobem na zapoznanie nowych pracowników z tym, jak pewne dokumenty, prezentacje lub arkusze kalkulacyjne są wykonywane w firmie. Daje to spójny i profesjonalny wygląd na całej planszy.

Czy korzystasz z szablonów? Podziel się wskazówkami w komentarzach.