Jak śledzić zmiany w dokumentach Microsoft Word

Jak

PrzezAndre Da Costa

Ostatnia aktualizacja dnia26 kwietnia 2019 r

Jeśli współpracujesz z członkami zespołu przy projektach lub zaznaczasz kontrakty czerwonymi liniami, śledzenie zmian w programie Microsoft Word może uratować życie! Śledzenie zmian to wbudowana funkcja programu Microsoft Word, która naprawdę wnosi zdrowy rozsądek do całego procesu. Nawet jeśli nie pracujesz nad złożonymi projektami, takimi jak przejęcia, fuzje, umowy lub tworzenie bestseller - Śledzenie zmian może być równie przydatne w przypadku małych projektów grupowych, takich jak szkoła zadania.

Od ostatniego omówił tę funkcję w programie Microsoft Word 2010wprowadzono znaczące ulepszenia, dzięki którym zmiany śledzenia są jeszcze bardziej zaawansowane. Dzięki dostępności Office Online użytkownicy mogą współpracować nad dokumentem w czasie rzeczywistym, i jest to jedna z ekscytujących nowych funkcji, które omówiliśmy w tym artykule.

Włącz i używaj śledzenia zmian w programie Word 2016

Krok 1: Rozpoczęcie treści

Musisz zacząć od zawartości w dokumencie, z którym współpracujesz. Ta część dokumentu jest pisana przez innego użytkownika. Pierwszy akapit został napisany przeze mnie.

Krok 2: Włącz śledzenie zmian
Aby rozpocząć śledzenie zmian, przejdź do Przejrzeć kartę i kliknij Śledzenie zmian w Śledzenie grupa (możesz także nacisnąć CTRL + SHIFT + E.)

Gdy włączone jest śledzenie zmian, po prawej stronie ekranu zobaczysz dymek dla każdego autora.

Krok 3: Edycja

Śledzenie zmian w programie Word używa koordynacji kolorów, aby uniknąć nieporozumień. Pierwszy autor jest niebieski, a drugi jest czerwony. Gdy dodatkowi autorzy dokonają edycji, zostaną również przypisani unikalny kolor.

Po wprowadzeniu zmian w dokumencie obok akapitu pojawia się pionowa linia wskazująca zmiany, które zostały wprowadzone w dokumencie. Zauważ, że pierwszy akapit tego nie ma, ponieważ Śledzenie zmian został włączony dopiero w dalszej części dokumentu. Po kliknięciu przycisku Pokaż zmiany śladu pasek, natychmiast aktywuje wyróżnienie wszystkich zmian dokonanych w dokumencie wraz z ich komentarzem. Jeśli włączysz tę opcję i wprowadzisz zmiany, zmiany będą widoczne w czasie rzeczywistym podczas pisania i usuwania.

Krok 4: Komentarze, balony i dodatkowe narzędzia do edycji

Jeśli chcesz dodać komentarz do słowa lub akapitu, zaznacz go, a następnie wybierz Przejrzeć kartę i kliknij Nowy komentarz w Komentarze Grupa. Twoje komentarze pojawią się po prawej stronie dokumentu, gdy dokument zostanie sfinalizowany; możesz je wyłączyć.

Jedną z rzeczy, które zauważysz, gdy zastosujesz specjalne formatowanie, takie jak Pogrubienie, Kursywa lub Podkreślenie, komentarz jest automatycznie dodawany do zmian ścieżki o nazwie Sformatowany.

Możesz także dostosować sposób wyświetlania balonów w dokumencie. Na przykład, jeśli chcesz zobaczyć wszystkie wersje dodane do dokumentu przez każdego autora, kliknij Przejrzeć zakładka> Pokaż znaczniki menu> Balony > Pokaż wersje w balonach.

Rewizje

Okienko recenzowania (Przejrzeć > Okienko recenzji) pozwala przejrzeć wszystkie zmiany dokonane przez każdego autora, które można wyświetlić w pionie lub w poziomie na ekranie. Możesz kliknąć słowo lub akapit w okienku Wersje, co spowoduje automatyczne przejście do tej części dokumentu.

Krok 5: Zaakceptuj lub odrzuć zmiany wprowadzone w dokumencie

Jeśli zgadzasz się ze zmianami dokonanymi w dokumencie, możesz je zaakceptować lub odrzucić. Kliknij pasek Pokaż zmiany śledzenia, zaznacz zmiany dokonane przez drugiego autora, a następnie przejdź do Przejrzeć kliknij kartę Zaakceptować przycisk, aby potwierdzić.

Zauważysz, że zmiany zostaną natychmiast zastosowane.

Krok 6: Porównaj lub połącz dokumenty

Inną przydatną funkcją, z której autorzy mogą skorzystać, jest możliwość śledzenia wersji dokumentu w wersji. Na przykład, jeśli dwóch autorów podzieli te same dokumenty na dwie kopie i będzie kontynuować pracę nad nimi osobno, może później porównać dwie wersje i połączyć je. O ile są one podobne pod względem struktury, możesz je połączyć, tworząc końcowy dokument.

Aby porównać i połączyć zmiany, wybierz Przejrzeć kliknij kartę Porównać następnie wybierz oryginalny dokument w polu pola, następnie wybierz poprawioną wersję, a następnie kliknij DOBRZE.

Microsoft Word zaprezentuje następnie trzypłytowy widok dokumentu pokazujący ekran główny jako dokument końcowy z połączoną zawartością oraz oryginalne i alternatywne kopie w okienku mini okna. Podczas przewijania możesz porównać zmiany. Najlepiej jest to zrobić na ekranie o wystarczającej rozdzielczości ekranu.

Gdy będziesz gotowy połączyć dokumenty w ostateczną kopię, wróć do Przejrzeć kliknij zakładkę Porównać następnie kliknij Połączyć wybierz oryginalny dokument w polu pola, a następnie wybierz poprawioną wersję, a następnie kliknij DOBRZE.

Zobaczysz połączony dokument wraz ze zmianami dokonanymi przez innych autorów w innym kolorze.

Integracja z Office Online

Jedną z zabójczych funkcji Google Apps są narzędzia do współpracy w czasie rzeczywistym. Microsoft w końcu nadrobił zaległości dzięki pakietowi Office Online, który zawiera internetową wersję Worda. Nowa funkcja w Word 2016 to możliwość udostępniania i przeglądania, kto pracuje nad twoim dokumentem. Aby to zrobić, kliknij Dzielić i zapisz dokument w folderze OneDrive.

W okienku Udostępnij pojawią się dodatkowe opcje, z możliwością zapraszania osób do edycji dokumentu z różnymi ograniczeniami. Zauważysz także, że opcje Blokuj autorów i Ogranicz są teraz włączone w Ochraniać Grupa. Jeśli korzystasz z Office 365 w środowisku korporacyjnym, możesz zaprosić autorów do współpracy.

W tym artykule użyję Uzyskaj link do udostępniania które wyślę e-mailem do dodatkowych autorów, z którymi chciałbym współpracować przy dokumencie.

Gdy Ty lub inny autor załadujesz Word Online i wprowadzisz zmiany, inne osoby współpracujące przy dokumencie zostaną powiadomione w czasie rzeczywistym.

Tutaj możesz zobaczyć zapisane zmiany wykonane przez innego autora, oznaczone kolorami w niebieskim podświetleniu.

Gdy autor nie będzie już edytować dokumentu, otrzymasz powiadomienie w programie Word 2016.

Jak widać, śledzenie zmian jest jeszcze bardziej zaawansowane dzięki funkcjom współpracy w czasie rzeczywistym. Niezależnie od tego, czy pracujesz nad dużymi, czy małymi projektami, Word 2016 może ułatwić utrzymanie wszystkich na tej samej stronie. Koordynacja kolorów, współdzielenie, edycja w czasie rzeczywistym i integracja z chmurą w OneDrive - wszystko to zapewnia niezapomniane wrażenia.