Jak zautomatyzować formularze Microsoft Word za pomocą niestandardowych pól

Jak

PrzezRyan Dube

Ostatnia aktualizacja dnia11 lutego 2019 r

Niezależnie od tego, czy jesteś uczniem, czy pracownikiem biurowym, prawie każdy musi od czasu do czasu korzystać z dokumentów. Niektóre prace wymagają nawet, abyś tworzył te same listy, formularze lub inny dokument zgodnie z harmonogramem. Używanie niestandardowych pól w dokumentach może zaoszczędzić dużo czasu. Oto spojrzenie na to, czym są i jak z nich korzystać.

Co to są pola niestandardowe?

Pola niestandardowe pozwalają zbudować ogólny dokument, który można ponownie wykorzystać do innych celów. Pozwala to usprawnić procesy i może sprawić, że będziesz bardzo wydajnym pracownikiem lub studentem.

Istnieje wiele sposobów korzystania z pól niestandardowych. Możesz utworzyć list z niestandardowymi polami, których możesz użyć, aby dostosować go do tego, do kogo go wysyłasz. Możesz ich użyć do utworzenia ankiety lub formularza do gromadzenia danych, z którego możesz ponownie korzystać bez względu na informacje, które musisz zebrać. Takie podejście może zaoszczędzić wiele godzin pracy, ponieważ nie będziesz musiał wielokrotnie odtwarzać dokumentów.

Jak utworzyć niestandardowe pola

Używanie niestandardowych pól w Microsoft Word jest o wiele łatwiejsze niż można się spodziewać. Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, jest zdecydować, jaki rodzaj dokumentu utworzysz i jakie słowa lub frazy zamierzasz dostosować.

Załóżmy na przykład, że chcesz utworzyć list, którego używasz do wysyłania ofert swoim klientom. Możesz napisać list raz, a następnie zidentyfikować obszary listu, które chcesz dostosować.

W tym przykładzie będziesz chciał utworzyć trzy niestandardowe pola; nazwa odbiorcy, liczba zleceń i nazwa firmy. Aby skonfigurować te niestandardowe pola, przejdź do menu Informacje w programie Word, a po prawej stronie ekranu kliknij strzałkę menu obok Właściwości> Właściwości zaawansowane.

W tym wyskakującym okienku możesz dodać pole odbiorcy według nazwy. Wybierz „tekst” jako typ i wartość. Kliknij Dodaj, i wtedy dobrze.

W swoim dokumencie możesz wyróżnić imię „John” w swoim oryginalnym liście. W menu Word kliknij Wstawić kliknij menu Szybkie części i wybierz Pola. W wyskakującym oknie kliknij DocProperty pod Nazwy póli kliknij Odbiorca (lub jakkolwiek nazwałeś to pole) w obszarze własność.

Po kliknięciu dobrze, zaktualizuje to nasz podświetlony tekst o pole (i wartość pola), które zdefiniowałeś. Teraz możesz wrócić do Zaawansowane właściwości jeszcze raz i dodaj resztę pól.

Po zakończeniu dodawania ich wszystkich zobaczysz wszystkie niestandardowe pola wymienione w polu Nieruchomości pudełko.

Jeśli kiedykolwiek dokonasz zmian wartości pól niestandardowych, aby zaktualizować te wartości w rzeczywistym dokumencie, wystarczy kliknąć pole prawym przyciskiem myszy i kliknąć Edytuj pole.

Kiedy musisz napisać nowy list do nowego adresata, nie musisz pisać go od zera. Wystarczy otworzyć dokument utworzony dla ostatniego odbiorcy, przejść do obszaru Właściwości zaawansowane i zaktualizować wszystkie pola dla nowego klienta, do którego wysyłasz list. Zaktualizuj wartość i kliknij Modyfikować przycisk.

Spowoduje to zaktualizowanie wartości w Nieruchomości Sekcja. Po zakończeniu aktualizacji wszystkich pól niestandardowych we właściwościach zaawansowanych możesz wrócić do dokumentu, zaznaczyć pola i zaktualizować je.

Dlaczego warto korzystać z pól niestandardowych?

Korzystanie z niestandardowych pól to fantastyczny sposób na ograniczenie czasu poświęcanego na pisanie listów lub wysyłanie dowolnej formy pisemnej komunikacji do ludzi. Jeśli musisz regularnie robić coś takiego, utwórz list szablonu z niestandardowymi polami, a już nigdy nie będziesz musiał pisać tego listu. Ale istnieje dla nich kilka innych przypadków użycia.

Fakturowanie

Jedną rzeczą, którą prawie każda firma musi zrobić, jest fakturowanie klientów, dla których produkujesz produkty lub usługi. Jeśli jesteś małą firmą, możesz nie być w stanie pozwolić sobie na oprogramowanie księgowe, które produkuje dla Ciebie faktury, więc musisz utworzyć faktury od zera.

Wielu właścicieli małych firm decyduje się na używanie Excela lub Worda do łączenia faktur. Jeśli używasz programu Word, możesz usprawnić proces fakturowania, ustawiając każdy element pod każdą kolumną jako pole niestandardowe. Musisz tylko utworzyć niestandardowe pole dla każdej komórki, tak jak dla każdego pola w powyższym przykładzie z literą. Następnie utwórz pierwszą fakturę „szablonową” i po prostu wpisz „Nie dotyczy” w każdej komórce.

Po utworzeniu arkusza kalkulacyjnego szablonu możesz określić, z którymi komórkami jest połączone każde niestandardowe pole, klikając tekst wewnątrz komórki prawym przyciskiem myszy i klikając Edytuj pole.

Umożliwia to wybranie niestandardowego pola przypisanego do tej komórki. Przejdź przez wszystkie komórki i w ten sposób przypisz niestandardowe pola.

Gdy skończysz, następnym razem, gdy musisz utworzyć fakturę, możesz po prostu otworzyć szablon i przejść do obszaru Właściwości zaawansowane. w Zwyczaj wystarczy przejść przez wszystkie pola niestandardowe i wypełnić wartość zgodnie z potrzebami fakturowania w bieżącym miesiącu. Jest to o wiele szybsze i znacznie bardziej wydajne niż projektowanie całej faktury od zera.

Wytyczne

Kolejnym obszarem, który może być świetny do oszczędzania czasu i uczynienia twojego życia nieco bardziej wydajnym, jest używanie niestandardowych pól do tworzenia konturów. To podejście działa naprawdę tylko wtedy, gdy często tworzysz standardowy zarys z podobną liczbą elementów. Coś w rodzaju programu nauczania dla profesora college'u.

W takim przypadku każdy element zamówienia można zdefiniować jako całe pole. Następnie z jednego miejsca we Właściwościach zaawansowanych możesz po prostu przewinąć w dół i zdefiniować swój kontur w jednym miejscu. Dzięki temu możesz zachować wspólne nagłówki i inne obszary konturu, które się nie zmieniają. I skup się tylko na elementach zamówienia, które byłyby inne.

Ankiety

Bardzo przydatnym sposobem korzystania z niestandardowych pól jest tworzenie ankiet lub kwestionariuszy. Ten rodzaj dokumentu może składać się z szeregu pytań, z których każde zawiera pustą linię.

Istnieją dwa podejścia do korzystania z niestandardowych formularzy z takim dokumentem w zależności od tego, co musisz zrobić. Jeśli przykładowo rozdajesz ankietę uczniom, możesz zdefiniować puste pola jako pola niestandardowe. Następnie każdy, kto wypełnia formularz, może po prostu użyć pola Właściwości zaawansowane, aby wypełnić swoje odpowiedzi, wszystko z rzędu.

Inną opcją byłby scenariusz, w którym nauczyciel często musi utworzyć test składający się z pytań i odpowiedzi. W takim przypadku pytania mogą wymagać zmiany co roku. Nauczyciel może zdefiniować każde pytanie jako pole niestandardowe, a na początku roku wystarczy wejść i zaktualizować pytania. Pozwala to uniknąć konieczności pełnego odtwarzania i formatowania dokumentów testowych. Formatowanie odbywa się tylko raz. Aktualizując pola niestandardowe, tworzysz zupełnie nowy dokument bez robienia tego od zera.

Formularze informacyjne

Ten końcowy przypadek użycia pól niestandardowych jest formularzem. Jeśli masz jakieś informacje, które musisz często zbierać w pracy lub w domu. Możesz utworzyć taki formularz, który pozwala szybko zbierać i dokumentować te informacje. Jak widać, jest to bardzo podobne do powyższego scenariusza ankiety, ale byłby to dokument, który utworzyłbyś, który pozwoliłby ci wielokrotnie zbierać te same informacje w kółko.

Definiując puste pola w tych formularzach jako pola, możesz po prostu przejść do Właściwości zaawansowanych i wypełnić dane formularza w ciągu kilku sekund lub minut. Takie podejście może znacznie ograniczyć wysiłki związane z gromadzeniem danych, oszczędzając sobie (lub pracownikom, którzy zbierają dane dla Ciebie) znaczny czas.

Wniosek

Jak widać, pola niestandardowe to świetny sposób na zwiększenie wydajności Ciebie lub Twojej firmy. Przedstawione powyżej przypadki użycia są jedynie niewielkim próbkowaniem. Każdy rodzaj dokumentu, w którym znaczna część dokumentu jest podobna i zmieniają się tylko niektóre sekcje, jest kandydatem do usprawnienia za pomocą niestandardowych pól.

Zastanów się nad tym, jakie dokumenty produkujesz lub z którymi pracujesz na co dzień, a możesz być zaskoczony, gdy włączysz kilka niestandardowych pól, aby zaoszczędzić dużo czasu.