Co to są pliki PST programu Outlook i dlaczego ich używać... czy nie?

Prawie KAŻDY, z kim rozmawiam w pracy, skarży się na wielkość firmowego konta e-mail. Zwykle nie stanowi to problemu (ale ludzie nadal narzekają), ponieważ kiedy zbliża się skrzynka pocztowa, jest to limit serwery e-mail (takie jak Microsoft Exchange) ostrzegą użytkownika, aby mógł wyczyścić skrzynkę pocztową przed serwer wymusza ograniczenia wielkości poprzez ograniczenie wysyłania / odbierania z serwera.

Teraz to wszystko w porządku i Dandy AŻ… jedziesz na wakacje na kilka dni, te ostrzeżenia o rozmiarze e-maila przychodzą i odchodzą, a potem KABOOM !!! Twoja skrzynka pocztowa jest pełna i nie możesz już wysyłać / odbierać wiadomości e-mail z telefonu komórkowego, a nawet OWA (Outlook Web Access). Otrzymałem telefon milion razy. Mój iPhone nie może wysyłać e-maili, pomóż!

• Co więc robić?
• Czy istnieje rozwiązanie tych niewystarczających rozmiarów skrzynek pocztowych?
• Co powinienem zrobić przed wyjazdem na wakacje?

Teraz przedstawiam cię niesławnemu (według IT) Plik PST programu Outlook.

Co to są pliki .PST programu Outlook?

• Pliki danych programu Outlook lub pliki .PST programu Microsoft Outlook (ponieważ są one bardziej znane) można utworzyć za pomocą Microsoft Outlook do przenoszenia lub kopiowania wiadomości e-mail i załączników z konta skrzynki pocztowej serwera na lokalny PC. Zasadniczo jest to lokalny plik archiwum lub miejsca przechowywania, który tworzysz w celu przechowywania wiadomości e-mail i załączników na dysku twardym komputera, dysku USB lub serwerze Share Server (w zależności od tego, gdzie je utworzysz i przechowujesz).

Ile można przechowywać w plikach .PST programu Outlook?

• Przed programem Outlook 2003/2007 pliki .PST mogły przechowywać tylko 2 gigabajty wiadomości e-mail i załączników. W programach Outlook 2003 i Outlook 2007 format się zmienił, pozwalając na powiększanie plików .PST do rozmiaru ponad 20 gigabajtów, chyba że domyślny konfiguracja jest zmodyfikowana.
• Szczerze mówiąc, nie pozwól im zdobyć 20 koncertów. To jest wiele lepszy pomysł, aby pliki .PST nie były większe niż kilka koncertów. Jeśli potrzebujesz więcej miejsca, utwórz nowy plik .PST zamiast tworzenia olbrzymi Archiwa .PST. Im większe pliki .PST, tym większa szansa na uszkodzenie i utratę danych (a tym trudniejsze będzie wykonanie kopii zapasowej złych chłopców.) Możesz dołączyć tyle plików .PST pliki do klienta Outlook, tak jak potrzebujesz, więc po prostu logicznie rozdziel swój e-mail na wiele plików .PST, jeśli chcesz przechowywać więcej niż kilka starych GIG e-mail.
• WSKAZÓWKA - Jeśli używasz plików .PST do archiwizacji starych wiadomości e-mail, skompresuj je po skopiowaniu do nich wszystkich starych danych. E-mail jest zwykle tylko tekstem, więc ładnie kompresuje BARDZO.

Jak mogę utworzyć pliki .PST programu Outlook?

• To ŁATWE, oto kilka wskazówek dla Outlook 2007, 2013 i 2016.

Dlaczego warto korzystać / tworzyć pliki .PST? Korzyści?

Rozmiar skrzynki pocztowej

• Pamiętasz pierwszy akapit tego artykułu? Większość administratorów poczty e-mail ogranicza wielkość korporacyjnych skrzynek pocztowych. Im większa skrzynka pocztowa, tym więcej miejsca na dysku potrzebuje, tym więcej potrzebuje kopii zapasowej ORAZ tym więcej CZASU potrzeba na wykonanie tych kopii zapasowych.
• Jeśli jesteś paczką e-mail (jak ja), skrzynka pocztowa o pojemności 200 megabajtów po prostu jej nie wycina. Właśnie tam wchodzą pliki .PST. Po prostu utwórz plik .PST i przeciągnij i upuść do niego swój e-mail. Działają jak zwykły folder skrzynki pocztowej w Outlooku. Przeciągnij i upuść. To proste! Forum>.
• Najnowsze wersje Windows Search indeksują twoją skrzynkę pocztową ORAZ wszystkie lokalne pliki .PST (konfigurowalne) które umożliwiają niemal natychmiastowy dostęp do wszystkich e-maili za pomocą funkcji wyszukiwania wbudowanych w Microsoft Perspektywy.

Kopia zapasowa i odzyskiwanie po awarii

• Jeśli nie masz (lub nie ufasz) administratora poczty e-mail, który regularnie wykonuje kopie zapasowe Twojego serwera e-mail, skopiuj go (tak, nie musisz PRZESUŃ pocztę do plików .PST, możesz również skopiować)) do lokalnego pliku .PST to szybka i łatwa metoda zapewnienia, że ​​e-mail można odzyskać na serwerze DR scenariusz.

Ruchliwość

• Pliki .PST sprawiają, że e-mail jest przenośny. Załóżmy na przykład, że chcesz przenieść wiadomość e-mail z jednej skrzynki pocztowej do drugiej. Na przykład być może zmieniające się zadania i chcesz przynieść trochę starych wiadomości e-mail. A może zmieniasz dostawców hostów. LUB może chcesz skopiować swój osobisty i służbowy adres e-mail do pliku .PST, przechowywać go na małym dysku USB i zawsze mieć przy sobie. Tak jak powiedziałem, pliki .PST utrzymują pocztę bardzo przenośną. I tak, podobnie jak konto GMAIL, ale ten artykuł nie dotyczy GMAIL :)

Bezpieczeństwo

• Czy wiesz, że prawie niemożliwe jest śledzenie / audyt, czy Twój facet / dział IT czyta Twój e-mail? Przeniesienie wiadomości „wrażliwych” lub „poufnych” z serwera poczty e-mail / Exchange do lokalnego pliku .PST dodaje warstwę bezpieczeństwa.
• Uwaga: Większość działów IT ma możliwość przechwytywania plików .PST bez wiedzy o tym bezpośrednio z dysku twardego w pracy. Z tego powodu konieczne jest zastosowanie dodatkowych zabezpieczeń na dysku twardym komputera. Wkrótce napiszę artykuł na ten temat, ale na razie spójrz to artykuł. Jest to trochę „GEEKY”, więc wkrótce będę śledzić artykuł, który wyjaśnia kilka opcji zabezpieczania plików .PST.

Jakie są wady korzystania z plików .PST?

Dostęp zdalny

• Gdy poczta jest przeniósł do pliku .PST, nie będzie już dostępny na serwerze przy użyciu aplikacji do zdalnego dostępu, takich jak OWA lub telefony komórkowe SYNC ze skrzynką pocztową. Aby uzyskać dostęp do wiadomości e-mail w plikach .PST, musisz użyć pełnego klienta Microsoft Outlook. Mały dysk USB może pomóc w takich sytuacjach. Jednak nadal nie jest tak wygodne, jak pozostawienie wiadomości e-mail na serwerze.

Ludzie cię nie polubią i możliwe, że stracisz pracę

• Pliki .PST w czasie (w zależności od ilości otrzymywanych / przechowywanych wiadomości e-mail) mogą zajmować DUŻO miejsca na komputerze lokalnym lub w serwerze, w zależności od tego, gdzie je przechowujesz. Informatycy nienawidzą czegokolwiek, co zmusza ich do pracy nad czymkolwiek, chyba że buduje swoje CV, więc umieszczenie dużej ilości danych gdzieś będzie wymagało od nich zakupu większej ilości miejsca na dysku.
• Korporacyjne działy prawne i większość działów zarządzania aktami nie lubi plików .PST, ponieważ pozwalają one użytkownikowi końcowemu łatwo zignorować lub ominąć zasady przechowywania / niszczenia dokumentów firmowych.
• Zespoły ds. Bezpieczeństwa informacji korporacyjnych również nie lubią plików .PST, ponieważ jeśli Legal kiedykolwiek o to poprosi odzyskać dane w celu wniesienia pozwu lub wezwania, pliki .PST mogą podnieść koszt i wysiłek związany z danymi poprawa.

System i wydajność mózgu

• Im więcej masz e-maili, tym więcej e-maili Ty i Twój komputer potrzebujecie do śledzenia i przetwarzania.
• Ponieważ więcej wiadomości e-mail i załączników jest indeksowanych przez Wyszukiwarkę Windows (lub inny moduł indeksujący wiadomości e-mail / system), indeks będzie większy, a wyszukiwanie będzie trwać dłużej.

Mam nadzieję, że odpowiedziałem na wszystkie pytania dotyczące plików .PST programu Microsoft Outlook i omówiłem kilka zalet i wad wysokiego poziomu. Ale na wypadek, gdyby coś przeoczyłem, możesz dodać komentarz lub zamieścić swoje pytanie w moim forum.