Porady dotyczące dodawania bez odpowiedzi wszystkich i bez przekazywania do programów Outlook 2007 i Outlook 2010

Miałem tę naprawdę wygodną pracę jako CTO modnego startupu z eko-modą opartego na społeczności Web 2.0 w Portland. Pewnego pamiętnego dnia nagle stało się o wiele mniej wygodne jeden prosty błąd z Odpowiedz wszystkim przycisk w Outlooku. Ale dzięki nowej wtyczce programu Outlook Odpowiedz wszystkim błędy naprawdę należą do przeszłości.

Historia - mogłem użyć tej wtyczki lata temu

A więc o mojej wygodnej pracy CTO… Tytuł niewiele znaczył, ponieważ całą moją pracą było czerpanie „inspiracji” z szaf wideo, grając w nie przez cały dzień. Dodatkowo dostałem wszystkie wegańskie gumowate niedźwiedzie niemodyfikowane genetycznie, które mogłem zjeść. Ale to wszystko skończyło się pewnego fatalnego dnia, kiedy otrzymałem e-mail od mojego kumpla z księgowości. To był masowy e-mail:

„Wszystko, mając duży grill w tym tygodniu - proszę RSVP od EOB. P.S. BYOB. Thx, J. ”

Naprawdę nie miałem ochoty iść, ponieważ wiedziałem, że mój były tam będzie, więc wymyśliłem przypadkową wymówkę i zwolniłem ją.

Myślę, że moje dokładne słowa brzmiały: „Tak mi przykro - nie da rady. Biegunka Zrozumiesz.”

Za późno zdałem sobie sprawę z mojej fatalnej pomyłki. W pośpiechu uderzyłem Odpowiedz wszystkim. Jeden po drugim słyszałam małe wiadomości, powiadamiające moich współpracowników, że otrzymali nowe e-maile. Moje uszy stały się czerwone jak burak, gdy poczułem, jak ich oczy zerkają na kabiny i patrzą ze zgrozą w moim ogólnym kierunku. Zastanawiałem się, czy nie pójść do łazienki, żeby się ukryć, ale to tylko potwierdziło to, co wyznał mój upiorny e-mail. Zawstydzony, wziąłem resztę dnia wolnego - nawet nie musiałem wymyślać wymówki, ponieważ szef przeczytał e-mail o moich problemach z jelita galaktycznego. Lata terapii zajęły mi położyć kres koszmarom, które wprawiły mnie w rozbudzenie do późnych godzin porannych, piekąc w moim niewidzialnym kokonie wstydu. Ale nigdy nie przełamałem swojej reputacji jako „facet z biegunką dźwiękową” w biurze. Byłem społecznie wykluczony. Nikt ze mną nie rozmawiał na przyjęciach świątecznych, z wyjątkiem tego naprawdę przerażającego Niemca o imieniu Hertzgüt. A kiedy nadciągnęła recesja, jako pierwszy poszedłem (trochę kiepska wymówka na temat wcześniej istniejących warunków).

Okej, to mi się nigdy nie zdarzyło. Ale to może ci się przydarzyć. To znaczy, chyba że zainstalujesz NoReplyAll Dodatek do programu Outlook teraz. Ten lekki dodatek do programów Microsoft Outlook 2010 i Microsoft Outlook 2007 dodaje dwa przyciski do wstążki programu Outlook. Jeden pozwala zapobiec przekazywaniu wiadomości e-mail przez odbiorców. Drugi uniemożliwia użytkownikom wysyłanie odpowiedzi do wszystkich odbiorców. Robi też inne rzeczy i ma kilka ograniczeń, ale to główna zaleta bezpłatnego pobierania 0,29 MB. Pokażę ci, jak to działa.

Jak wyłączyć Odpowiedz wszystkim i prześlij dalej w programie Outlook 2010 lub 2007

Krok 1

PobierzNoReplyAll Dodatek do programu Outlook. Rozsunąć suwak to i biegaćsetup.exe.

Krok 2

Zaakceptować wymagana umowa EULA (umowa licencyjna użytkownika końcowego) i przejrzeć zwykłe ostrzeżenia dotyczące bezpieczeństwa, konfiguracja jest naprawdę prosta i łatwa. W razie potrzeby uruchom ponownie komputer po zakończeniu instalacji.

Krok 3

otwarty Outlook i zacznij pisać nową wiadomość e-mail. Nowe błyszczące przyciski zauważysz w prawym górnym rogu wstążki w sekcji „Opcje odpowiedzi”.

Krok 4

Kliknij Brak odpowiedzi dla wszystkich i / lub Bez przekazywania przycisk, aby włączyć funkcje. Będą podświetlone i wciśnięte po aktywacji - to znaczy, gdy odpowiadanie na wszystkie i / lub przekazywanie będzie wyłączone.

Krok 5

Wyślij wiadomość e-mail jak zwykle. Teraz, gdy odbiorcy otworzą wiadomość, przyciski Odpowiedz wszystkim i / lub Prześlij będą wyszarzone. (Jeśli zapytają: „Hej, jak to zrobisz?” wyślij je tutaj.)

Ponadto, jeśli spróbują skorzystać z szybkiego menu, zostaną odrzuceni przez zwięzły komunikat ostrzegawczy.

A teraz o zaletach i ograniczeniach, o których wspomniałem…

Dodatkowe atrybuty

Gavin Smyth, specjalista ds. Badań Microsoft, który połączył ten dodatek, postanowił wprowadzić kilka dodatkowych funkcji tylko dla cholerności. Dla użytkowników programu Outlook 2007 dodał ostrzeżenie, które ostrzega, jeśli wysyłasz wiadomość e-mail bez tematu (ta funkcja jest już wbudowana w program Outlook 2010).

Zarówno dla użytkowników programów Outlook 2007, jak i Outlook 2010 stworzył funkcję, która ostrzega, jeśli zapomnisz załącznika. Robi to, umożliwiając utworzenie listy słów kluczowych, które wyzwalają alert (tzn. „przywiązany” lub „przywiązanie”). Aby zapobiec błędnemu uruchomieniu ostrzeżenia o brakującym załączniku (tj. poprzez prawne wyłączenie odpowiedzialności z twojego podpisu), możesz skonfigurować konteksty, w których słowa kluczowe będą ignorowane. Aby zmienić konteksty i słowa kluczowe, KliknijPrzyborywybierz Opcje i Kliknij NoReplyAll Options karta w programie Outlook 2007. W pakiecie Office 2010 NoReplyAll karta opcji pojawia się w Plik menu.

Ograniczenia i uwagi

Jak dotąd dodatek NoReplyAll do programu Outlook działa tylko w przypadku angielskich instalacji programu Outlook. Ponadto, jak możesz sobie wyobrazić, nie powstrzyma to tych, którzy nie używają programu Microsoft Outlook, od odpowiedzi na wszystkie wiadomości lub przesłania dalej. Na przykład jeśli wyłączysz przekazywanie i wyślesz wiadomość e-mail do użytkownika Hotmail lub Gmaila, nadal będą mogli odpowiedzieć wszystkim i przekazać wiadomość. A jeśli ktoś był naprawdę zdeterminowany, aby cię podważyć, przesyłając obciążające Cię wiadomości e-mail, nadal mogą je skopiować i wkleić w nowym e-mailu. Ale biorąc pod uwagę, że ta funkcja jest najbardziej istotna w przypadku podatnej na wypadki komunikacji między biurami (gdzie wszyscy prawdopodobnie używają programu Outlook), na przykład fikcyjna sytuacja opisana na początku tego postu, dodatek NoReplyAll do programu Outlook powinien okazać się bardzo przydatny - zwłaszcza, że ​​odbiorcy nie muszą mieć zainstalowanego dodatku praca.

Oczywiście najlepszą praktyką w przypadku masowych wiadomości e-mail jest kierowanie wiadomości do siebie i odbiorców BCC, zamiast ich CC lub umieszczania w polu „Do:”. BCC uniemożliwia wszystkim odbiorcom sprawdzenie, do kogo jeszcze wysłano e-maila, a jeśli go nie użyjesz, powinieneś.