Jak skonfigurować przepływ pracy DM na Instagramie: Social Media Examiner

Zastanawiasz się, jak lepiej zarządzać wszystkimi bezpośrednimi wiadomościami (DM) na Instagramie, które otrzymujesz? Chcesz używać wiadomości czatu, aby łączyć się z obserwującymi i klientami?

Z tego artykułu dowiesz się, jak skonfigurować przepływ pracy DM na Instagramie, który pozwala profesjonalnie i skutecznie zarządzać bezpośrednimi wiadomościami w biznesie.

# 1: Określ ton dla odpowiedzi DM na Instagramie

Wiele osób uważa, że ​​wpływ marki ma miejsce podczas rozmowy klienta z firmą, ale tak naprawdę to szczątkowe uczucie, z którym ludzie odchodzą, określa, kim jesteś jako marka. Dlatego tak ważne jest porozmawiaj ze swoim zespołem o tym, jak chcesz, aby ludzie czuli się po interakcji z pracownikami obsługującymi klientów.

Jeśli chcesz pozostawić klientów z wrażeniem profesjonalizmu, możesz skierować ich na adres e-mail, aby formalnie kontynuować rozmowę. To zadziałałoby idealnie, gdybyś chciał wciągnąć inne osoby do rozmowy lub oficjalnie potwierdzić skargę.

Jeśli chcesz, aby ludzie myśleli o Twojej marce jako przyjaznej i zabawnej, możesz odpowiedzieć na pytanie klienta za pomocą emotikony, kolokwializmy, GIF-y lub zabawne pogawędki. Upewnij się, że każdy, kto zajmuje się Twoimi prywatnymi wiadomościami na Instagramie (i szerszym biznesem), zna i rozumie wrażenie, które chcesz zostawić.

Oto, co umieściliśmy na plakacie w naszym biurze: „Wyobraź sobie, że siedzisz o zmierzchu w barze na dachu, popijając koktajl i chichocząc z najlepszym przyjacielem. Wyjaśniasz, jak używać Instagrama pod drzewem pokrytym baśniowymi światłami. Jesteś zachęcającym, ekscentrycznym, przemyślanym i pomocnym nauczycielem. ”

Jeśli jesteś już na Instagramie od jakiegoś czasu, powrót do podstaw może zresetować Cię i osiągnąć większy sukces dzięki DM.

# 2: Ustanów przepływ pracy DM na Instagramie

Mając mniejszy zespół, składający się z zaledwie kilku osób, możesz wypróbować kilka opcji udostępniania swojej skrzynki odbiorczej na Instagramie. Na przykład:

• Jedna osoba zajmuje się dniami powszednimi, a inna weekendem.
• Podziel tydzień na pół i niech każda osoba zarządza jednym kawałkiem.
• Przypisz dni tygodnia różnym osobom, aby zarządzać wszystkimi wiadomościami na Instagramie.

Wraz z rozwojem Twojej firmy, zespołu i czatów, musisz wdrożyć ściślejszy przepływ pracy, aby zarządzać skrzynką odbiorczą. Jedną z taktyk, która może pomóc, jest użycie systemu flag Instagrama.

Jeśli czekasz na odpowiedź od klienta lub potrzebujesz pomocy innego członka zespołu przed udzieleniem odpowiedzi, użyj flagi. Wiem, że popularne jest przechowywanie elementów oznaczonych jako „nieprzeczytane”, ale gdy udostępniasz konto lub prowadzisz konto klienta, zdarza się, że ktoś wkrada się, by zobaczyć, co się dzieje, i przypadkowo zapomina oznaczyć wiadomość jako nieprzeczytaną jeszcze raz. Flaga utrzymuje ją w czystości dla wszystkich.

Oto, jak korzystać z systemu flag dla wiadomości prywatnych na Instagramie. Aby oznaczyć rozmowę, otwórz rozmowę DM i dotknij ikony flagi.

Aby znaleźć zgłoszone rozmowy, przejdź do skrzynki odbiorczej na Instagramie. Następnie dotknij ikony po prawej stronie pola wyszukiwania i wybierz Oflagowane z wyskakującego menu. Oflagowane wiadomości mają pomarańczowy trójkąt w prawym górnym rogu.

Istnieje wiele sposobów zarządzania wiadomościami w skrzynce odbiorczej na Instagramie. Ty i Twój zespół możecie wypróbować różne techniki, aby zobaczyć, co działa najlepiej dla Ciebie.

Jeśli na coś nie można odpowiedzieć w skrzynce odbiorczej lub potrzebujesz więcej czasu na zbadanie sprawy, poproś użytkownika o adres e-mail więc możesz przypisać zgłoszenie rozwiązywania problemów w ich imieniu. Poinformuj ich, że zaktualizujesz je tak szybko, jak to możliwe. Użytkownicy mogą zobaczyć, czy przeczytałeś ich wiadomość, więc ważne jest, aby potwierdzić, że zostali wysłuchani i potrzebujesz trochę więcej czasu na zbadanie sprawy.

Pamiętaj, że obowiązkiem zespołu jest upewnienie się, że te wiadomości osobiste zostały usunięte ze skrzynki odbiorczej i rozwiązane.

# 3: Ustaw czas umowy dotyczącej poziomu usług (SLA)

Media społecznościowe coraz częściej stają się światem natychmiastowej satysfakcji. Na szczęście większość ludzi nadal rozumie, że firmy nie mogą całymi dniami siedzieć na Instagramie i natychmiast odpowiadać na pytania.

Posiadanie umowy SLA i trzymanie się jej ma kluczowe znaczenie. Nie radzę odpowiadać na DM na Instagramie nie dłużej niż 6-10 godzin (tutaj pomaga zespół). Oczywiście to, jak szybko odpowiesz, może zależeć od typu prośby.

Jeśli użytkownik jest gotowy do zakupu, ale najpierw musi zadać krótkie pytanie, najlepiej to zrobić reaguj od razu, aby skorzystać z zakupów pod wpływem impulsu. Ale jeśli użytkownik ma problem, który nie został rozwiązany, dotarcie do niego w rozsądnym czasie zmniejsza ryzyko otrzymania złych recenzji lub publicznego wezwania na forach lub w mediach społecznościowych. Daje ci również możliwość odwrócenia doświadczenia i stworzenia lojalnego fana.

Niestety szybciej może być lepiej. Jestem głęboko przekonany, że to Ty wybierasz sposób na swój dzień; twój dzień cię nie kręci. Przypisz godziny w kalendarzu, aby sprawdzić wiadomości czatu aby nie stracić zadania lub zapomnieć.

# 4: Dobór gotowych do użycia elementów odpowiedzi

Gdy Twój zespół zrozumie swoją odpowiedzialność za zarządzanie Twoimi prywatnymi wiadomościami na Instagramie, musisz zapewnić im narzędzia do wykonywania ich pracy tak efektywnie i szybko, jak to możliwe. Oto kilka rzeczy, które należy uwzględnić w swoim zestawie narzędzi do DM na Instagramie.

Cytaty marek

Wypowiedz typowe dziwaczne wypowiedzi w głosie swojej marki. Możesz użyć „Yikes!” kiedy coś nie poszło zgodnie z planem.

GIF-y, GIF-y i więcej GIF-ów!

Zamiast wybierać Gify możesz używać w swojej skrzynce odbiorczej na Instagramie, wyjaśnij, jakich typów GIF-ów nie chcesz używać. Jeśli chcesz, aby Twoje wiadomości przybrały ton rozmowy z przyjacielem, możesz użyć wyrazistych reakcji na twarz i iskier, ale nie GIF-ów przedstawiających ludzi przewracających się i raniących siebie.

Emoji marki

Wybierz około 10 emotikonów, które pasują do Twojej marki i używaj ich konsekwentnie w swoich postach, historie, napisy i czaty. Weź pod uwagę uczucie, jakie wywołują emotikony, różnorodność wybranych emoji osób oraz częstotliwość ich używania. Wszystkie te czynniki mogą wzmocnić przekaz Twojej marki.

Mając jasność co do tego, jak chcesz, aby Twoja marka wyglądała na zewnątrz, Twój zespół, marka i strona na Instagramie mają największą szansę na konsekwentny urok.

Szybkie odpowiedzi

Plik Szybkie odpowiedzi na Instagramie funkcja pozwala skonfigurować szablony odpowiedzi na często zadawane pytania za pośrednictwem wiadomości prywatnych na Instagramie. Najważniejsze jest, aby te wiadomości brzmiały jak ludzie, a nie tak, jakbyś je skopiował i wkleił. Użytkownicy chcą być traktowani osobiście i zwykle wyczuwają reakcję kopiuj / wklej na milę. Pomocne będzie dodanie pewnych dostosowań (takich jak imię) do szybkich odpowiedzi.

Aby skorzystać z tej funkcji, Otwórz swoje Profil biznesowy na Instagramie i dotknij ikony w prawym górnym rogu (z trzema liniami). Następnie stuknij Ustawienia u dołu wyskakującego menu.

Przewiń w dół do Ustawień biznesowych i stuknij w Szybkie odpowiedzi.

Następnie stuknij w Nowa szybka odpowiedź.

Teraz wpisz swoją wiadomość i wprowadź nazwę skrótu / słowo kluczowe chcesz użyć do odpowiedzi.

Kiedy skończysz, stuknij Gotowe Twoja odpowiedź zostanie dodana do listy szybkich odpowiedzi wraz z nazwą skrótu.

Wniosek

Zarządzanie skrzynką odbiorczą firmy na Instagramie może być trudne. Jeśli nie jesteś na topie, możesz sprawić, że potencjalni klienci poczują się ignorowani, niesłyszani i rozczarowani doświadczeniem interakcji z Twoją marką.

Niezależnie od tego, czy zarządzasz swoimi DM na Instagramie samodzielnie, z zespołem, czy zlecasz to zadanie na zewnątrz, potrzebujesz solidnego planu, który zapewni, że na Instagramie będziesz światowej klasy firmą.

Im więcej postów na Instagramie, tym więcej wiadomości czatu otrzymasz. Zamiast ignorować je, odczuwać niepokój lub przeoczyć je, pomocne będzie wykonanie tych kroków skonfiguruj przepływ pracy, aby zarządzać nimi podczas tworzenia entuzjastycznych fanów (i bardziej aktywnych klientów) w proces.

Co myślisz? Jaki jest Twój styl zarządzania DM na Instagramie? Czy masz jakieś techniki do dodania do tej listy? Podziel się swoimi przemyśleniami w komentarzach poniżej.

Więcej artykułów o marketingu na Instagramie:

• Dowiedz się, jak skonfigurować przyciski akcji na Instagramie, aby klienci mogli kontaktować się z Tobą za pośrednictwem profilu biznesowego.
• Dowiedz się, jak tworzyć filmy na Instagramie, które będą rezonować z Twoimi odbiorcami.
• Odkryj siedem sposobów na zwiększenie zaangażowania na Instagramie.