Jak zorganizować Gmaila: 6 wskazówek

Jak

PrzezAdama Davidsona

Ostatnia aktualizacja w dniu14 grudnia 2022 r

Czy boisz się otwierać Gmaila, ponieważ jest taki bałagan? Czy masz tysiące nieprzeczytanych e-maili, którymi zawsze zamierzałeś zająć się później? Czy przegapiłeś ważny e-mail, ponieważ zgubił się wśród wszystkich innych nieprzeczytanych e-maili?

Jeśli brzmi to znajomo, nie wszystko stracone. Gmail ma kilka bardzo przydatnych narzędzi, które mogą pomóc przywrócić skrzynkę odbiorczą do formy, a może nawet spełnić największe marzenie: skrzynkę odbiorczą zero.

Oto kilka przydatnych wskazówek dotyczących organizowania Gmaila.

1. Wybierz odpowiedni typ skrzynki odbiorczej

Jeśli nie zagłębiłeś się w ustawienia Gmaila, prawdopodobnie nadal używasz domyślnej skrzynki odbiorczej. Możesz nawet nie wiedzieć, że istnieją różne typy skrzynek odbiorczych, z których możesz korzystać. Wybór odpowiedniego typu skrzynki odbiorczej może bardzo pomóc w uporządkowaniu Gmaila. Przyjrzyjmy się Twoim opcjom.

Domyślna skrzynka odbiorcza

To jest standardowy wygląd Gmaila. U góry strony znajdują się zakładki z główną skrzynką odbiorczą, promocjami i społecznościami.

Ważne pierwsze

Skuteczny sposób, aby być na bieżąco z najważniejszymi wiadomościami e-mail, funkcja Ważne najpierw uczy się, które wiadomości e-mail otwierasz najczęściej i na które odpowiadasz, a także użyj innych wskazówek, aby umieścić to, co uważa za najważniejsze e-maile, na górze w pudełku.

Nieprzeczytane pierwsze

Jeśli nie zawsze otwierasz każdą wiadomość e-mail po kolei, ten typ skrzynki odbiorczej może być bardzo przydatny. Twoja poczta jest podzielona na dwie sekcje; nieprzeczytane e-maile w górnej części i te, które otworzyłeś poniżej.

Pierwsza gwiazdka

Jeśli chcesz mieć kontrolę nad tym, które e-maile są uważane za najważniejsze, funkcja Oznaczona gwiazdką jako pierwsza umożliwia umieszczenie wszystkich wiadomości oznaczonych gwiazdką z przodu i na środku. Podobnie jak w przypadku opcji Najpierw nieprzeczytane, Twoje wiadomości są podzielone na dwie sekcje.

Priorytety

Spowoduje to podzielenie Gmaila na maksymalnie cztery różne sekcje i umożliwi dostosowanie ich za pomocą opcji, takich jak Nieprzeczytane, Ważne i nieprzeczytane oraz Oznaczone gwiazdką.

Wiele skrzynek odbiorczych

Jeśli jedna skrzynka odbiorcza to dla Ciebie za mało, możesz posortować e-maile do wielu różnych skrzynek odbiorczych. Możesz utworzyć różne kryteria wyszukiwania dla każdej skrzynki odbiorczej, tak aby cała Twoja poczta trafiała do wybranej skrzynki odbiorczej.

Jak zmienić typ skrzynki odbiorczej Gmaila

Przełączanie na inny typ skrzynki odbiorczej jest szybkie i łatwe. Możesz wybrać i dostosować typ skrzynki odbiorczej w ustawieniach Gmaila.

Aby zmienić typ skrzynki odbiorczej w Gmailu:

1. Kliknij Ustawienia Ikona.
   
2. w Szybkie ustawienia wybierz typ swojej skrzynki odbiorczej.
   
3. Jeśli wybierzesz Domyślny, PriorytetW pudełku, Lub Wiele skrzynek odbiorczych możesz kliknąć Dostosuj aby wybrać opcje dla wybranej skrzynki odbiorczej.
4. Kiedy skończysz, kliknij X u góry menu.

2. Korzystaj z etykiet

Gmail ma zestaw wstępnie zdefiniowanych etykiet, takich jak Ważne i Wysłane, które są stosowane do Twoich e-maili, ale możesz tworzyć własne etykiety, które pomogą Ci uporządkować skrzynkę odbiorczą. Tworzenie etykiet dla kategorii, takich jak Przyjaciele i Praca, umożliwia szybki dostęp do określonych typów wiadomości e-mail, klikając etykietę na pasku bocznym.

Aby utworzyć nowe etykiety w Gmailu:

1. Kliknij Ustawienia Ikona.
   
2. Kliknij Zobacz wszystkie ustawienia przycisk.
   
3. Wybierz Etykiety patka.
   
4. Kliknij Utwórz nową etykietę.
   
5. Wpisz nazwę etykiety.
   
6. Jeśli chcesz zagnieździć go pod inną etykietą, zaznacz Etykieta gniazda pod pole i wybierz etykietę, pod którą chcesz go zagnieździć.
   
7. Kliknij Tworzyć. Twoja etykieta pojawi się teraz na pasku bocznym.
   
8. Aby zastosować etykietę do wiadomości e-mail, kliknij wiadomość prawym przyciskiem myszy i najedź na nią kursorem Oznacz jakoi wybierz swoją etykietę.
   
9. Możesz także dodać etykietę, otwierając wiadomość i klikając przycisk Etykiety ikona u góry ekranu.
   
10. Wybierz etykietę i kliknij Stosować.
    
11. Możesz także użyć filtrów, aby zastosować etykiety. Możesz dowiedzieć się więcej o filtrach poniżej.

3. Archiwizuj, a nie usuwaj

W dążeniu do skrzynki odbiorczej zero satysfakcjonujące może być naciśnięcie przycisku Usuń na wszystkich e-mailach, których już nie potrzebujesz. To jest w porządku, dopóki nie zdasz sobie sprawy, że e-mail, którego potrzebujesz, aby uzyskać dostęp do e-maila, który już usunąłeś.

I tu pojawia się archiwizacja. Zarchiwizowanie wiadomości e-mail spowoduje przeniesienie jej poza skrzynkę odbiorczą, dzięki czemu nadal możesz osiągnąć swój cel zerowej liczby skrzynek odbiorczych. Ale wszystkie zarchiwizowane wiadomości nadal będą dostępne do przeszukiwania, więc jeśli kiedykolwiek będziesz ich potrzebować, możesz je łatwo odzyskać. Archiwizowanie jest równie łatwe jak usuwanie, gdy już wiesz, jak to zrobić, i jest prostym sposobem na uporządkowanie Gmaila.

Aby zarchiwizować wiadomość e-mail w Gmailu:

1. Otwórz wiadomość e-mail, którą chcesz zarchiwizować.
2. U góry ekranu kliknij ikonę Archiwum Ikona.
   
3. Twój e-mail nie będzie już pojawiał się w Twojej skrzynce odbiorczej, ale nadal będzie można go znaleźć w Cała poczta wyświetlić i pojawi się w wynikach wyszukiwania.
4. Alternatywnie, aby zarchiwizować więcej niż jedną wiadomość e-mail naraz, możesz wybrać wiele wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej i kliknąć jedną z nich prawym przyciskiem myszy, a następnie wybrać Archiwum.

4. Wyślij i zarchiwizuj

Jeśli jesteś fanem archiwizacji, możesz skorzystać z przydatnego narzędzia, które zarchiwizuje wiadomość zaraz po jej wysłaniu. E-mail pozostanie ukryty, chyba że odbiorca na niego odpowie, po czym pojawi się ponownie w Twojej skrzynce odbiorczej. Ta przydatna funkcja jest domyślnie wyłączona.

Aby włączyć Wysyłanie i archiwizowanie w Gmailu:

1. Kliknij Ustawienia Ikona.
   
2. Kliknij Zobacz wszystkie ustawienia przycisk.
   
3. Wybierz Ogólny patka.
   
4. Kliknij Pokaż przycisk „Wyślij i zarchiwizuj” w odpowiedzi przycisk.
   
5. Przewiń w dół ekranu i kliknij Zapisz zmiany.
6. Gdy odpowiesz na wiadomość e-mail, zobaczysz teraz opcję Wyślij i zarchiwizuj wiadomość e-mail.
   

5. Filtry są Twoim przyjacielem

Filtry Gmaila mogą służyć do blokowania w skrzynce odbiorczej wiadomości, które Cię nie interesują. Możesz skonfigurować filtry, aby dodawać etykiety do określonych e-maili lub wysyłać te irytujące „dowcipy”, które wysyła ci cioteczna babka prosto do kosza. Jeśli chcesz uporządkować swoje konto Gmail, nauczenie się korzystania z filtrów jest niezbędne.

Przydatnym przykładem filtra jest umieszczanie e-maili z biuletynami bezpośrednio w archiwum.

Aby e-maile z biuletynami pomijały Twoją skrzynkę odbiorczą w Gmailu:

1. Kliknij Opcje wyszukiwania ikonę w pasku wyszukiwania.
   
2. w Ma Słowa typ pola unsubskrybuj.
   
3. Kliknij Utwórz filtr.
   
4. Sprawdź Pomiń skrzynkę odbiorczą (zarchiwizuj ją) skrzynka.
   
5. Kliknij Utwórz filtr.
   
6. Teraz żadne e-maile ze słowem „anuluj subskrypcję” nie pojawią się w Twojej skrzynce odbiorczej, ale nadal można je znaleźć w Cała poczta teczka.

6. Odłóż niepilne wiadomości e-mail

Jeśli trzeba zająć się e-mailem, ale nie jest to priorytet, łatwo o nim zapomnieć, ponieważ zostaje zakopany pod górą innych e-maili. Odłożenie wiadomości e-mail przywraca ją na górę skrzynki odbiorczej w wybranym przez Ciebie momencie.

Aby odłożyć wiadomość e-mail w Gmailu:

1. Najedź kursorem na e-maila, którego chcesz odłożyć.
2. Kliknij Drzemka Ikona.
   
3. Wybierz jedną z predefiniowanych opcji lub wybierz własną godzinę i datę, klikając Wybierz datę i godzinę.
   
4. Wiadomość e-mail zostanie usunięta ze skrzynki odbiorczej, ale powróci na górę skrzynki odbiorczej w określonym przez Ciebie czasie i dniu.

Uzyskaj więcej z Gmaila

Nauczenie się, jak zorganizować Gmaila, daje pewność, że to ty odpowiadasz za swoje e-maile, a nie e-maile za ciebie. Istnieje wiele innych sztuczek, które pomogą Ci lepiej wykorzystać konto Gmail.

Szybko można się tego nauczyć znaleźć nieprzeczytane e-maile w Gmailu. Możesz rozgrupuj e-maile jeśli trudno jest śledzić widok konwersacji. Nie tylko to, ale też możesz utwórz grupową listę e-mail szybko wysyłać e-maile do wielu osób jednocześnie.

Jak

Jak znaleźć klucz produktu Windows 11

Jeśli potrzebujesz przenieść klucz produktu Windows 11 lub po prostu potrzebujesz go do przeprowadzenia czystej instalacji systemu operacyjnego,...

Jak

Jak wyczyścić pamięć podręczną Google Chrome, pliki cookie i historię przeglądania

Chrome doskonale radzi sobie z przechowywaniem historii przeglądania, pamięci podręcznej i plików cookie, aby zoptymalizować wydajność przeglądarki online. Jej sposób...