How-to Go-Google z Google Apps Część 2: Obsługa administracyjna poczty e-mail {Series}

w Pierwszy artykuł z tej serii „Go Google” wyjaśniłem co Google Apps również Jak zarejestruj swoją domenę w Google Apps. Dziś w Część 2 z mojej serii, zamierzam opisać tworzenie użytkowników w systemie Google Apps, a następnie przecinanie Twojej domeny aby włączyć pocztę e-mail Google Apps, abyś Ty i Twoi użytkownicy mogli zacząć korzystać z interfejsu internetowego Google Apps e-mail.
Proces jest dość prosty, jednak groovyPost jest dość długi, więc pomyślałem, że równie dobrze mogę stworzyć dla ciebie mapę, abyś mógł skakać w razie potrzeby. Pytania lub komentarze, możesz dodać notatkę w komentarzach lub w obsługiwanej przez nas społeczności forum pomocy technicznej.

Mapa artykułów

1. Utwórz użytkowników i adresy e-mail
2. Ustaw adres Catch-All
3. Utwórz niestandardowy adres URL poczty internetowej
4. Cutover MX Records
5. Testowy adres e-mail i CNAMES
6. Misc. Bezpieczeństwo i dostosowania

Krok 1 - Utwórz użytkowników i adresy e-mail w Google Apps

Przed skonfigurowaniem Google Apps do otrzymywania e-maili dotyczących naszej nazwy domeny (

przełączyć rekordy MX w DNS) musimy najpierw utworzyć wszystkie konta użytkowników dla naszej małej firmy, organizacji charytatywnej itp. Oczywiście, jeśli podzielimy wiadomość e-mail przed utworzeniem adresów e-mail, poczta zostanie odesłana, co nie jest dobre.

1. Po prostu KliknijUżytkownicy i grupy Tab to KliknijUtwórz nowego użytkownika

2. Wypełnij Imię, Nazwisko jak również nazwa użytkownika i KliknijUtwórz nowego użytkownika. Nazwą użytkownika będzie adres e-mail użytkownika i login do Google Apps.

Opcjonalny

Jeśli Twoja domena ma więcej niż kilku użytkowników, zalecamy skorzystanie z Przesyłanie zbiorcze funkcja, którą można znaleźć zarówno na tym ekranie (Utwórz łącze wielu użytkowników), jak i na stronie Zaawansowane narzędzia kartę, jak pokazano na zrzucie ekranu poniżej.

3. Po utworzeniu użytkownika Google Apps wyświetli małe okienko zawierające wszystkie informacje, które musisz podać swojemu pracownikowi, w tym jego Nazwa Użytkownika, hasło, adres e-mail i link logowania dla twojej domeny.

Dla wygody uwzględniono również 2 metody przekazywania tych informacji użytkownikowi końcowemu. Polecam kliknięcie Instrukcje e-mail przycisk, aby informacje zostały wysłane do Ciebie lub nowego użytkownika.

Krok 2 - Jak skonfigurować adres e-mail Google Apps Catch-All

Po skonfigurowaniu wszystkich kont użytkowników / e-mail należy włączyć świetną funkcję Google Apps o nazwie Adres typu catch-all. Adres Catch-All działa dokładnie tak, jak brzmi. Jeśli ktoś wyśle ​​wiadomość e-mail do Twojej domeny, a adres nie pasuje do żadnego istniejącego adresu e-mail użytkownika, zostanie dostarczony na podany adres.

The Adres typu catch-all jest szczególnie ważne w przypadku nowo migrowanych domen, w których mogłeś zapomnieć o utworzeniu adresu e-mail dla jednego ze swoich pracowników lub działów (jak [email protected]). Zamiast upuszczać lub zwracać wiadomość e-mail, Google Apps dostarczy wiadomość na Twój adres Catch-all.

1. KliknijUstawienia serwisowe, E-mail. Kliknij przycisk opcji Prześlij wiadomość e-mail na adres: i Wchodzić adres e-mail dla Catch-All. KliknijZapisz zmiany u dołu strony, aby zapisać nową konfigurację.

Osobiście lubię korzystać z mojego konta administratora dla adresu Catch-All, ponieważ lubię konfigurować konta na stronach internetowych przy użyciu adresów e-mail, takich jak [email protected]. Ponieważ nie skonfigurowałem tego adresu dla żadnego z moich użytkowników, wszystkie te e-maile zostaną dostarczone na moją skrzynkę pocztową, czyli adres Catch-All.

Krok 3 - Utwórz niestandardowy adres poczty internetowej dla swoich użytkowników

Chociaż możesz uzyskać dostęp do Google Apps przy użyciu programu Outlook lub innego klienta pocztowego, jednym z punktów sprzedaży Google Apps jest dostęp do firmowej poczty e-mail z przeglądarki internetowej. Domyślnie jednak adres nie jest zbyt ładny ani łatwy do zapamiętania:

http://mail.google.com/a/yourdomain.com

Dobra wiadomość, Google Apps umożliwia dostosowanie linku do czegoś bardziej atrakcyjnego i łatwego do zapamiętania http://webmail.yourdomain.com. Gorąco polecam wszystkim, aby włączyć tę funkcję, aby przejście do Google Apps było jak najbardziej płynne dla użytkowników końcowych.

1.KliknijUstawienia serwisowe Patka, Generał Tab, a następnie KliknijZmień adres URL pod Adres internetowy Sekcja

2.Kliknij 2. przycisk radiowy następnie wprowadź adres (subdomena), który chcesz przypisać do dostępu do poczty internetowej. KliknijKontyntynuj po zakończeniu.

3.Postępuj zgodnie z instrukcją na następnej stronie, aby utworzyć Rekord CNAME dla wpisanego niestandardowego adresu Krok 2 powyżej. # 3 i # 4 na poniższym zrzucie ekranu to CNAME i miejsce docelowe, którego należy użyć podczas konfigurowania rekordu CNAME.

W pierwszym artykule z mojej serii Google Apps wyjaśniłem Jak utworzyć rekord CNAME dla domen hostowanych Dreamhost jeśli jednak nie korzystasz z Dreamhost dla swojej domeny lub DNS, oto inna lista dostarczona przez Google, która wyjaśnia proces dla innych popularnych dostawców usług internetowych / hostingu:

• GoDaddy.com
• ix hosting
• 1 i 1
• EveryDNS.net
• Lunarpages
• Wieśniak! Mały biznes
• Brak IP
• DNS Park
• eNom
• Rozwiązanie sieciowe
• MyDomain.com
• Dreamhost
• Domain Direct
• gandi.net
• eurodns.com
• register.com
• myhosting.com
• Nie wiem kto jest moim gospodarzem

4. Po utworzeniu rekordu CNAME i wskazaniu na ghs.google.com, KliknijWykonałem te kroki.

Krok 4 - Przełącz rekordy MX domeny na Google Apps

Ok wszyscy, przygotujcie się! Teraz nadszedł czas na odcięcie rekordów MX, co w rozmowie przez e-mail oznacza skonfigurowanie domeny pod kątem dostarczania wszystkich przyszłość e-mail do Google Apps. Należy to zrobić tylko wtedy, gdy masz 100% pewności siebie konta e-mail zostały utworzone I twój Ustawienie Catch-All został skonfigurowany (tylko w obsadzie). Gotowy?

1.Kliknij Ustawienia serwisowe Patka, E-mail i Instrukcje aktywacji poczty e-mail

2. PRZECZYTAJ WSZYSTKO! Ok, kliknij Zmień rekordy MX

Po raz kolejny, aby pomóc nietechnicznym klientom Google Apps, Google zapewnił sposób zmiany rekordu MX dla najpopularniejszych / największych dostawców usług internetowych / hostingu. Jeśli Twojego dostawcy usług hostingowych nie ma na liście lub jesteś całkowicie zdezorientowany, zamiast kontynuować, zalecamy skorzystanie z pomocy usługodawcy internetowego / dostawcy usług hostingowych w kroku 3 poniżej.

3.Kliknij strzałka w dół dla Pokazuje instrukcje dla: i Wybierz Twój Dostawca hostingu domen / DNS. Teraz wykonaj wymienione czynności, aby zmienić rekord MX dla swojej domeny.

Po zakończeniu zmian MX kliknij przycisk Wykonałem te kroki.

Uwaga: Jeszcze raz, jeśli jesteś zdezorientowany tutaj STOP. Podczas manipulowania rekordem MX domen, lepiej zapłacić 15-25 USD za połączenie z pomocą techniczną, niż popełnić błąd i zepsuć swój e-mail dla Ciebie i Twoich pracowników.

W tym momencie powinieneś zostać zabrany z powrotem do deski rozdzielczej i wszystko powinno być prawie zrobione!

Krok 5 - Przetestuj pocztę e-mail i różne konfiguracje CNAMES

Ponieważ zamierzasz być administratorem systemu Google Apps, zalecamy skonfigurowanie osobnego konta e-mail gdzieś jak mail.live.com lub mail.yahoo.com, dzięki czemu możesz wysyłać e-maile w celu testowania i innych celów. Jest to również czas, w którym powinieneś przetestować niestandardowe CNAMES, które utworzyłeś IE: webmail.twojadomena.com itp.

Krok 6 - Zakończ kilka drobnych zmian

Chociaż nie jest to konieczne, zalecam również ustawienie informacji o strefie czasowej, dodatkowych danych kontaktowych, a także włącz protokół SSL, gdy Ty i Twoi użytkownicy odwiedzicie Gmaila, Kalendarz, Dokumenty i Witryny na koncie Google Apps / domena.

1 – KliknijUstawienia domeny Patka, Generał. Pod Informacje kontaktowe, wpisz adres e-mail niepowiązane z twoją domeną i Sprawdź pudełkoW przypadku zapomnienia hasła administratora wyślij instrukcje resetowania hasła do drugiego kontaktu.

2 – Przewiń w dół i Ustaw strefę czasową i Pole wyboru do Włącz SSL na wszystkich stronach usług Google Apps

Nadal możesz wiele zrobić z Google Apps, ale myślę, że ten artykuł jest już wystarczająco długi…;) Bądź na bieżąco mój następny artykuł, w którym przejrzę różne dostępne opcje łączenia się z Google Apps, aby cię czytać i zarządzać e-mail.